Conditions d'utilisation et politique de confidentialité - Flexina Signature

1. Présentation du service

Flexina Signature est un module de signature électronique intégré au logiciel Flexina. Il permet aux clients de Flexina (ci-après dénommés "demandeurs") d'envoyer leurs devis, bons de commandes, bons de livraisons à leurs propres clients (ci-après dénommés "signataires") pour signature électronique.

2. Rôle et non-responsabilité de Flexina

Flexina agit uniquement en tant que fournisseur de la solution technique de signature électronique. Flexina n'intervient en aucun cas dans la relation entre le demandeur et le signataire, et n'est en aucun cas responsable de la légalité ou de la validité de la signature électronique dans le contexte spécifique de leur relation commerciale.

Flexina décline toute responsabilité financière liée à l'utilisation de son service. L'utilisation de Flexina Signature ne constitue en aucun cas une garantie de validité juridique des documents signés. Flexina ne fournit aucun conseil juridique et ne peut être tenu responsable des conséquences légales, commerciales ou financières découlant de l'utilisation du service.

3. Responsabilités des utilisateurs

3.1 Responsabilités du demandeur

Le demandeur est seul responsable de :

• S'assurer de la légalité et de la pertinence de l'utilisation de la signature électronique dans le cadre de sa relation avec le signataire.
• Obtenir le consentement du signataire pour l'utilisation de la signature électronique.
• Vérifier l'identité du signataire.
• Conserver les documents signés et les preuves associées conformément à la législation applicable.
• Consulter ses propres conseillers juridiques pour évaluer la validité et la pertinence de l'utilisation de la signature électronique dans son contexte spécifique.

3.2 Responsabilités du signataire

Le signataire est responsable de :

• S'assurer qu'il a l'autorité et la capacité légale pour signer le document électroniquement.
• Fournir des informations exactes lors du processus de signature.
• Comprendre les implications légales de sa signature électronique.

4. Collecte et traitement des données

4.1 Données collectées et processus de signature

Dans le cadre du processus de signature, les informations suivantes sont collectées et traitées :

• Demande de signature :
  • Identifiant unique de la demande
  • Identifiant du document dans Flexina
  • Utilisateur ayant demandé la signature
  • Date et heure de la demande
  • Nom et adresse email du signataire
• Interface de signature :
  • Le signataire reçoit un email avec un identifiant unique pour accéder à l'interface de signature
  • Le signataire peut visualiser chaque page du document et le télécharger avant de signer
  • Options de signature : dessin de la signature, téléchargement d'une image de signature, ou saisie du nom
  • Option de partage de la géolocalisation (facultatif)
  • Acceptation obligatoire des conditions d'utilisation et de la politique de confidentialité de Flexina
• Processus de signature :
  • Signature
  • Géolocalisation (si fournie par le signataire)
  • Adresse IP du serveur Flexina et du signataire
• Construction du document signé :
  • Intégration des données de signature dans le document
  • Création d'un audit de signature comprenant les données de la demande, les données de l'entreprise demandeuse et les données de signature

4.2 Conservation et transmission des données

• Le document signé et l'audit de signature sont envoyés par email aux deux parties (demandeur et signataire)
• L'email est envoyé depuis signature@myflexina.com avec le protocole S/MIME, DMARC, DKIM, et SPF pour garantir l'authenticité et l'intégrité
• Flexina ne conserve aucune trace de la signature après l'envoi des emails
• Seul un statut "signé" avec la date de signature est conservé dans le logiciel Flexina

4.3 Responsabilité de conservation

Le signataire et le demandeur sont seuls responsables de la conservation de l'email contenant le document signé et sa piste d'audit. Sans cet email, la preuve de la signature via Flexina Signature ne peut être établie.

5. Sécurité des communications

Flexina met en place plusieurs mesures pour assurer la sécurité des communications :

• Les emails contenant les documents signés sont envoyés de manière sécurisée depuis l'adresse signature@myflexina.com, en utilisant le protocole S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions).
• Le protocole S/MIME permet de signer numériquement les emails avec un certificat valide obtenu auprès de Sectigo, garantissant ainsi l'authenticité de l'expéditeur et l'intégrité du contenu de l'email et de ses pièces jointes.
• Les protocoles DMARC, DKIM et SPF sont également utilisés pour renforcer la sécurité et l'authenticité des emails.
• L'identifiant unique de signature est envoyé de manière chiffrée, garantissant que seul Flexina puisse décrypter le lien et démarrer le processus de signature sur le document approprié.
• Toutes les communications avec les serveurs de Flexina se font via le protocole HTTPS, assurant un chiffrement de bout en bout des données transmises.

Ces mesures visent à protéger l'intégrité et la confidentialité du processus de signature électronique. Cependant, Flexina ne peut garantir une sécurité absolue et les utilisateurs acceptent les risques inhérents à la transmission de données sur Internet.

6. Limites de responsabilité

Flexina ne peut être tenu responsable :

• De la légalité ou de la validité de la signature électronique dans le contexte spécifique de la relation entre le demandeur et le signataire.
• Des conséquences légales ou commerciales découlant de l'utilisation de la signature électronique.
• De la conservation des documents signés et des preuves associées au-delà de l'envoi initial.
• De l'utilisation frauduleuse ou non autorisée des moyens de signature électronique par un tiers.
• Des dommages directs ou indirects résultant de l'utilisation ou de l'impossibilité d'utiliser le service Flexina Signature.
• Des erreurs, omissions, interruptions, effacements, défauts, retards de fonctionnement ou de transmission, pannes de réseau, vol, destruction, accès non autorisé ou modification des communications des utilisateurs.
• De la perte de données ou d'informations de quelque nature que ce soit, résultant de l'utilisation du service.
• Des problèmes techniques ou autres empêchant l'accès au service ou son utilisation.
• De l'exactitude, de l'exhaustivité ou de la pertinence des informations fournies par les utilisateurs lors du processus de signature.
• De toute perte financière directe ou indirecte résultant de l'utilisation ou de l'impossibilité d'utiliser le service.

La responsabilité de Flexina, quelle qu'en soit la cause, est limitée au montant des sommes payées par le demandeur pour l'utilisation du service Flexina Signature au cours des 3 mois précédant l'événement donnant lieu à la responsabilité.

7. Conformité réglementaire et eIDAS

7.1 Conformité eIDAS pour les signatures simples

La signature électronique fournie par Flexina Signature est conforme au règlement eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services) pour les signatures électroniques simples uniquement. Il est important de comprendre les différents types de signatures électroniques selon eIDAS :

• Signature électronique simple :

  C'est le type de signature fourni par Flexina Signature. Elle consiste en des données électroniques liées ou associées logiquement à d'autres données électroniques et que le signataire utilise pour signer.

• Signature électronique avancée :

  Ce type de signature n'est pas fourni par Flexina Signature. Elle répond à des exigences supplémentaires en matière d'identification du signataire et d'intégrité du document.

• Signature électronique qualifiée :

  Ce type de signature n'est pas fourni par Flexina Signature. C'est une signature électronique avancée créée par un dispositif de création de signature électronique qualifié et basée sur un certificat qualifié.

7.2 Rôle de Flexina dans le cadre des signatures simples

Le but de Flexina Signature est d'aider à la création et à la gestion des preuves associées aux signatures électroniques simples. Spécifiquement :

• Flexina Signature facilite le processus de signature électronique simple en fournissant une interface conviviale et sécurisée.
• Le service aide à collecter et à organiser les éléments de preuve liés à la signature, tels que l'horodatage, l'adresse IP, et la géolocalisation (si fournie par le signataire).
• Flexina Signature n'est pas conçu pour fournir des signatures électroniques avancées ou qualifiées au sens du règlement eIDAS.
• Le service vise principalement à faire gagner du temps dans le processus de signature, en remplaçant le flux traditionnel d'impression, signature manuscrite, et numérisation des documents.

7.3 Valeur juridique et limitations

Dans le contexte d'eIDAS :

• Une signature électronique simple a la même valeur juridique qu'une signature manuscrite, mais sa force probante peut varier selon les circonstances et les juridictions.
• La signature fournie par Flexina Signature a la même valeur juridique qu'une signature manuscrite sur un document envoyé par email, imprimé, signé, scanné et renvoyé.
• Il est de la responsabilité des utilisateurs de s'assurer que ce type de signature est approprié et suffisant pour leurs besoins spécifiques.
• Pour certains types de documents ou de transactions, une signature électronique avancée ou qualifiée peut être requise par la loi. Dans ces cas, Flexina Signature ne serait pas approprié.

8. Conseil juridique

Il est fortement recommandé aux demandeurs et aux signataires de consulter leurs propres conseils juridiques pour évaluer la pertinence et la validité de l'utilisation de la signature électronique dans le cadre de leur relation commerciale spécifique.

9. Modifications des conditions

Flexina se réserve le droit de modifier ces conditions d'utilisation et politique de confidentialité à tout moment. Les utilisateurs seront informés des changements significatifs et devront les accepter pour continuer à utiliser le service.

10. Informations sur la société

Flexina Signature est un service fourni par :

FLEXINA SRL

Boulevard de la Sauvenière 144

4000 Liège

Belgique

Numéro d'entreprise (TVA) : BE 0895.193.994

E-mail : info@flexina.co

Site web : www.myflexina.com

11. Contact

Pour toute question concernant ces conditions ou l'utilisation de Flexina Signature, veuillez contacter notre service client à l'adresse suivante : info@flexina.co.

12. Acceptation des risques

En utilisant Flexina Signature, vous reconnaissez et acceptez expressément tous les risques associés à l'utilisation de la signature électronique et déchargez Flexina de toute responsabilité, y compris financière, liée à ces risques. Vous comprenez que l'utilisation de ce service se fait à vos propres risques et que Flexina ne peut garantir la validité légale des signatures dans tous les contextes.

En utilisant Flexina Signature, vous acceptez les présentes conditions d'utilisation et politique de confidentialité.