Gebruiksvoorwaarden en privacybeleid - Flexina Signature

Disclaimer

Deze Nederlandse versie wordt uitsluitend ter informatie verstrekt. In geval van discrepanties tussen deze vertaling en de originele Franse versie, prevaleert de Franse versie. Flexina is niet verantwoordelijk voor eventuele misverstanden of problemen die voortvloeien uit deze vertaling.

1. Presentatie van de dienst

Flexina Signature is een elektronische handtekeningmodule geïntegreerd in de Flexina-software. Het stelt Flexina-klanten (hierna 'aanvragers' genoemd) in staat om hun offertes, inkooporders en leveringsbonnen naar hun eigen klanten (hierna 'ondertekenaars' genoemd) te sturen voor elektronische ondertekening.

2. Rol en niet-aansprakelijkheid van Flexina

Flexina treedt uitsluitend op als leverancier van de technische oplossing voor elektronische handtekeningen. Flexina is op geen enkele manier betrokken bij de relatie tussen de aanvrager en de ondertekenaar, en is op geen enkele wijze verantwoordelijk voor de wettigheid of geldigheid van de elektronische handtekening in de specifieke context van hun zakelijke relatie.

Flexina wijst alle financiële aansprakelijkheid af die verband houdt met het gebruik van haar dienst. Het gebruik van Flexina Signature vormt in geen geval een garantie voor de juridische geldigheid van ondertekende documenten. Flexina geeft geen juridisch advies en kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de juridische, commerciële of financiële gevolgen die voortvloeien uit het gebruik van de dienst.

3. Verantwoordelijkheden van gebruikers

3.1 Verantwoordelijkheden van de aanvrager

De aanvrager is als enige verantwoordelijk voor:

• Zorgen voor de wettigheid en relevantie van het gebruik van de elektronische handtekening in het kader van zijn relatie met de ondertekenaar.
• Het verkrijgen van toestemming van de ondertekenaar voor het gebruik van de elektronische handtekening.
• Verificatie van de identiteit van de ondertekenaar.
• Bewaren van ondertekende documenten en bijbehorende bewijsstukken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.
• Raadplegen van eigen juridische adviseurs om de geldigheid en relevantie van het gebruik van de elektronische handtekening in zijn specifieke context te beoordelen.

3.2 Verantwoordelijkheden van de ondertekenaar

De ondertekenaar is verantwoordelijk voor:

• Zich ervan verzekeren dat hij de bevoegdheid en wettelijke capaciteit heeft om het document elektronisch te ondertekenen.
• Het verstrekken van nauwkeurige informatie tijdens het ondertekeningsproces.
• Het begrijpen van de juridische implicaties van zijn elektronische handtekening.

4. Gegevensverzameling en -verwerking

4.1 Verzamelde gegevens en ondertekeningsproces

In het kader van het ondertekeningsproces worden de volgende gegevens verzameld en verwerkt:

• Ondertekeningsverzoek:
  • Unieke identificatie van het verzoek
  • Document-ID in Flexina
  • Gebruiker die om de handtekening heeft gevraagd
  • Datum en tijd van het verzoek
  • Naam en e-mailadres van de ondertekenaar
• Ondertekeningsinterface:
  • De ondertekenaar ontvangt een e-mail met een unieke identificatie om toegang te krijgen tot de ondertekeningsinterface
  • De ondertekenaar kan elke pagina van het document bekijken en downloaden voordat hij ondertekent
  • Ondertekeningsopties: handtekening tekenen, een afbeelding van de handtekening uploaden of de naam invoeren
  • Optie om geolocatie te delen (optioneel)
  • Verplichte acceptatie van de gebruiksvoorwaarden en het privacybeleid van Flexina
• Ondertekeningsproces:
  • Handtekening
  • Geolocatie (indien verstrekt door de ondertekenaar)
  • IP-adres van de Flexina-server en de ondertekenaar
• Opbouw van het ondertekende document:
  • Integratie van handtekeninggegevens in het document
  • Creatie van een ondertekeningsaudit met de aanvraaggegevens, de gegevens van het aanvragende bedrijf en de ondertekeningsgegevens

4.2 Bewaring en overdracht van gegevens

• Het ondertekende document en de ondertekeningsaudit worden per e-mail naar beide partijen (aanvrager en ondertekenaar) gestuurd
• De e-mail wordt verzonden vanaf signature@myflexina.com met het S/MIME-protocol, DMARC, DKIM en SPF om de authenticiteit en integriteit te garanderen
• Flexina bewaart geen sporen van de handtekening na het verzenden van de e-mails
• Alleen een status "ondertekend" met de datum van ondertekening wordt bewaard in de Flexina-software

4.3 Verantwoordelijkheid voor bewaring

De ondertekenaar en de aanvrager zijn als enige verantwoordelijk voor het bewaren van de e-mail met het ondertekende document en het auditspoor. Zonder deze e-mail kan het bewijs van de ondertekening via Flexina Signature niet worden vastgesteld.

5. Communicatiebeveiliging

Flexina implementeert verschillende maatregelen om de veiligheid van communicatie te waarborgen:

• E-mails met ondertekende documenten worden veilig verzonden vanaf het adres signature@myflexina.com, met behulp van het S/MIME-protocol (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions).
• Het S/MIME-protocol maakt het mogelijk om e-mails digitaal te ondertekenen met een geldig certificaat verkregen van Sectigo, waardoor de authenticiteit van de afzender en de integriteit van de inhoud van de e-mail en de bijlagen worden gegarandeerd.
• De protocollen DMARC, DKIM en SPF worden ook gebruikt om de veiligheid en authenticiteit van e-mails te versterken.
• De unieke ondertekenings-ID wordt gecodeerd verzonden, waardoor alleen Flexina de link kan decoderen en het ondertekeningsproces op het juiste document kan starten.
• Alle communicatie met Flexina-servers verloopt via het HTTPS-protocol, wat end-to-end encryptie van verzonden gegevens garandeert.

Deze maatregelen zijn bedoeld om de integriteit en vertrouwelijkheid van het elektronische ondertekeningsproces te beschermen. Flexina kan echter geen absolute veiligheid garanderen en gebruikers accepteren de inherente risico's van gegevensoverdracht via internet.

6. Aansprakelijkheidsbeperkingen

Flexina kan niet aansprakelijk worden gesteld voor:

• De wettigheid of geldigheid van de elektronische handtekening in de specifieke context van de relatie tussen de aanvrager en de ondertekenaar.
• Juridische of commerciële gevolgen die voortvloeien uit het gebruik van de elektronische handtekening.
• Het bewaren van ondertekende documenten en bijbehorende bewijsstukken na de eerste verzending.
• Frauduleus of ongeautoriseerd gebruik van elektronische handtekeningmiddelen door een derde partij.
• Directe of indirecte schade als gevolg van het gebruik of de onmogelijkheid om de Flexina Signature-dienst te gebruiken.
• Fouten, omissies, onderbrekingen, verwijderingen, defecten, vertragingen in de werking of transmissie, netwerkuitval, diefstal, vernietiging, ongeautoriseerde toegang tot of wijziging van gebruikerscommunicatie.
• Verlies van gegevens of informatie van welke aard dan ook, als gevolg van het gebruik van de dienst.
• Technische of andere problemen die de toegang tot of het gebruik van de dienst verhinderen.
• De nauwkeurigheid, volledigheid of relevantie van de informatie die gebruikers verstrekken tijdens het ondertekeningsproces.
• Enig direct of indirect financieel verlies als gevolg van het gebruik of de onmogelijkheid om de dienst te gebruiken.

De aansprakelijkheid van Flexina, ongeacht de oorzaak, is beperkt tot het bedrag van de door de aanvrager betaalde bedragen voor het gebruik van de Flexina Signature-dienst in de 3 maanden voorafgaand aan de gebeurtenis die aanleiding geeft tot de aansprakelijkheid.

7. Regelgevende naleving en eIDAS

7.1 eIDAS-conformiteit voor eenvoudige handtekeningen

De elektronische handtekening geleverd door Flexina Signature voldoet aan de eIDAS-verordening (electronic IDentification, Authentication and trust Services) voor eenvoudige elektronische handtekeningen. Het is belangrijk om de verschillende soorten elektronische handtekeningen volgens eIDAS te begrijpen:

• Eenvoudige elektronische handtekening:

  Dit is het type handtekening dat door Flexina Signature wordt geleverd. Het bestaat uit elektronische gegevens die logisch zijn gekoppeld aan of geassocieerd zijn met andere elektronische gegevens en die de ondertekenaar gebruikt om te ondertekenen.

• Geavanceerde elektronische handtekening:

  Dit type handtekening wordt niet geleverd door Flexina Signature. Het voldoet aan aanvullende eisen met betrekking tot identificatie van de ondertekenaar en integriteit van het document.

• Gekwalificeerde elektronische handtekening:

  Dit type handtekening wordt niet geleverd door Flexina Signature. Het is een geavanceerde elektronische handtekening die is gecreëerd door een gekwalificeerd elektronisch handtekeningcreatie-apparaat en is gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat.

7.2 Rol van Flexina in het kader van eenvoudige handtekeningen

Het doel van Flexina Signature is om te helpen bij het creëren en beheren van bewijs dat verband houdt met eenvoudige elektronische handtekeningen. Specifiek:

• Flexina Signature vergemakkelijkt het proces van eenvoudige elektronische ondertekening door een gebruiksvriendelijke en veilige interface te bieden.
• De dienst helpt bij het verzamelen en organiseren van bewijselementen met betrekking tot de handtekening, zoals tijdstempels, IP-adres en geolocatie (indien verstrekt door de ondertekenaar).
• Flexina Signature is niet ontworpen om geavanceerde of gekwalificeerde elektronische handtekeningen te leveren in de zin van de eIDAS-verordening.
• De dienst is voornamelijk bedoeld om tijd te besparen in het ondertekeningsproces, door de traditionele stroom van printen, handmatig ondertekenen en scannen van documenten te vervangen.

7.3 Juridische waarde en beperkingen

In de context van eIDAS:

• Een eenvoudige elektronische handtekening heeft dezelfde juridische waarde als een handgeschreven handtekening, maar de bewijskracht kan variëren afhankelijk van de omstandigheden en jurisdicties.
• De handtekening geleverd door Flexina Signature heeft dezelfde juridische waarde als een handgeschreven handtekening op een document dat per e-mail is verzonden, afgedrukt, ondertekend, gescand en teruggestuurd.
• Het is de verantwoordelijkheid van de gebruikers om ervoor te zorgen dat dit type handtekening geschikt en voldoende is voor hun specifieke behoeften.
• Voor bepaalde soorten documenten of transacties kan een geavanceerde of gekwalificeerde elektronische handtekening wettelijk vereist zijn. In deze gevallen zou Flexina Signature niet geschikt zijn.

8. Juridisch advies

Het wordt aanvragers en ondertekenaars sterk aanbevolen hun eigen juridische adviseurs te raadplegen om de geschiktheid en geldigheid van het gebruik van de elektronische handtekening in het kader van hun specifieke zakelijke relatie te beoordelen.

9. Wijzigingen in de voorwaarden

Flexina behoudt zich het recht voor om deze gebruiksvoorwaarden en het privacybeleid op elk moment te wijzigen. Gebruikers worden op de hoogte gesteld van significante wijzigingen en moeten deze accepteren om de dienst te blijven gebruiken.

10. Bedrijfsinformatie

Flexina Signature is een dienst geleverd door:

FLEXINA SRL

Boulevard de la Sauvenière 144

4000 Luik

België

Ondernemingsnummer (BTW): BE 0895.193.994

E-mail: info@flexina.co

Website: www.myflexina.com

11. Contact

Voor vragen over deze voorwaarden of het gebruik van Flexina Signature kunt u contact opnemen met onze klantenservice op het volgende adres: info@flexina.co.

12. Aanvaarding van risico's

Door gebruik te maken van Flexina Signature erkent en aanvaardt u uitdrukkelijk alle risico's die verbonden zijn aan het gebruik van de elektronische handtekening en ontslaat u Flexina van alle aansprakelijkheid, inclusief financiële aansprakelijkheid, met betrekking tot deze risico's. U begrijpt dat het gebruik van deze dienst op eigen risico gebeurt en dat Flexina de wettelijke geldigheid van handtekeningen in alle contexten niet kan garanderen.

Door gebruik te maken van Flexina Signature accepteert u deze gebruiksvoorwaarden en het privacybeleid.