Flexina stelt dit Beleid voor de bescherming van persoonlijke gegevens op waarvan het doel is om in alle transparantie de Gebruikers van de website (gehost op de volgende adressen: www.myflexina.com en www.flexina.fr), hierna de "Site", te informeren over de manier waarop persoonlijke gegevens worden verzameld en verwerkt door Flexina.
FLEXINA verbindt zich ertoe uw persoonlijke gegevens te beschermen.
U kunt onze site bezoeken, zich informeren over onze diensten en kennis nemen van ons laatste nieuws, zonder ons persoonlijke informatie te hoeven verstrekken. Echter, het verzamelen van bepaalde gegevens is noodzakelijk wanneer u contact met ons wilt opnemen via het contactformulier beschikbaar op onze site of wanneer u antwoordt op ons verzoek om evaluatie van de software.
FLEXINA houdt zich scrupuleus aan de Belgische en Europese wetgeving inzake gegevensbescherming. Hier is hoe:
Laten we meteen opmerken dat FLEXINA geen bijzondere categorieën van gegevens verzamelt (in de zin van artikel 9 van de AVG), noch gegevens betreffende veroordelingen en strafbare feiten (in de zin van artikel 10 AVG), noch nationale registernummers, beschermd door de Belgische wet van 8 augustus 1983.
Waarom verwerken wij uw gegevens?
Contactformulier
- Categorieën van gegevens – Wij verzamelen uw e-mailadres.
- FLEXINA verzamelt geen bijzondere categorieën van gegevens (in de zin van artikel 9 van de AVG), noch gegevens betreffende veroordelingen en strafbare feiten (in de zin van artikel 10 AVG), noch nationale registernummers, beschermd door de Belgische wet van 8 augustus 1983.
- Doel van de verwerking – In het contactformulier beschikbaar op onze website, vragen wij u om uw e-mailadres te verstrekken om te antwoorden op uw contactverzoek, met u te communiceren over dit onderwerp en uw vragen te beantwoorden.
- Dit gegeven is dus onmisbaar om het contact tot stand te brengen dat u heeft gevraagd door het invullen en verzenden van dit formulier.
- Juridische basis – Wanneer u het formulier invult, wordt het contact opgenomen op uw verzoek. U stemt in met het gebruik van uw e-mailadres om FLEXINA in staat te stellen contact met u op te nemen.
- Ontvangers van de gegevens – De persoonlijke gegevens kunnen worden doorgegeven aan IT-onderaannemers van Flexina die adequate garanties voor gegevensbeveiliging bieden.
- Bewaartermijn - De gegevens die u ons toevertrouwt worden maximum 6 maanden bewaard na het einde van de contacten tussen u en FLEXINA of tot u ons vraagt te stoppen.
Toegang tot "demo" account
- Categorieën van gegevens – Wij verzamelen uw naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer en de naam van uw bedrijf om u in staat te stellen onze software te testen via een "demo" account en deze te evalueren (via het evaluatieformulier).
- FLEXINA verzamelt geen bijzondere categorieën van gegevens (in de zin van artikel 9 van de AVG), noch gegevens betreffende veroordelingen en strafbare feiten (in de zin van artikel 10 AVG), noch nationale registernummers, beschermd door de Belgische wet van 8 augustus 1983.
- Doel van de verwerking – Wij verzamelen uw gegevens om u in staat te stellen onze software te testen via een "demo" account, om u de inloggegevens te sturen waarmee u zich kunt aanmelden bij het "demo" account en om u te waarschuwen voor het verstrijken van dit account.
- In het formulier voor evaluatieverzoek van de software, vragen wij u om vragen te beantwoorden om de software te evalueren. Op basis hiervan zijn wij vervolgens in staat om statistieken te maken om de website, de aangeboden diensten (inclusief de software) en onze interne organisatie te verbeteren.
- Juridische basis – De gegevens die u ons meedeelt worden verwerkt om u tijdelijke toegang te geven tot onze software via een "demo" account. Al deze gegevens zijn onmisbaar voor de uitvoering van ons contract.
- Ontvangers van de gegevens – Deze gegevens worden aan geen enkele derde partij meegedeeld en onze werknemers zijn gebonden door een geheimhoudingsplicht.
- Bewaartermijn - De gegevens die u ons toevertrouwt worden maximum 15 dagen bewaard na de verwijdering van uw "demo" account door FLEXINA.
Gestion de notre relation contractuelle
- Catégories de données – Vos données de contact et financières sont également traitées.
- FLEXINA ne collecte aucune catégorie particulière de donnée (au sens de l'article 9 du RGPD), ni des données relatives aux condamnations et infractions pénales (au sens de l'article 10 RGDP), ni de numéros de registre national, protégés par la loi belge du 8 août 1983.
- Finalité du traitement – Ces données sont utilisées en vue de procéder à la facturation de nos prestations et à leur récupération, ou à la notification d'une modification du Contrat ou de la Police de protection des données (notamment de nouvelles finalités). Ces données sont donc indispensables à l'exécution de notre contrat. Sans elles, nous ne pouvons pas mener notre mission à bien. Pour davantage de précisions à cet égard, nous vous renvoyons vers la convention de prestation de service.
- Base légale – Les données que vous nous communiquez sont traitées en vue d'exécuter le contrat qui nous lie.
- Destinataires des données – Elles sont transmises aux administrations fiscales et sociales, à notre secrétariat social et à notre comptable. Elles pourraient être transmises à notre conseil ou à un huissier en cas de récupération judiciaire.
- Durée de conservation - Nous sommes contraints de conserver ces données de facturation jusqu'à l'échéance de nos obligations fiscales et comptables, soit pendant 7 années fiscales complètes.
Gestion des traces et des incidents au sein de notre logiciel
- Catégories de données – Nous pouvons également traiter vos données de connexion, vos données de déconnexion, les données relatives aux opérations réalisées au sein de notre logiciel ainsi que les données relatives aux tentatives d'intrusion au sein de notre logiciel.
- Finalité du traitement – Ces données sont utilisées en vue d'identifier un accès frauduleux ou une utilisation abusive de données personnelles, ou de déterminer l'origine d'un incident survenu au sein de notre logiciel.
- Base légale – Ces données sont traitées en vue d'exécuter le contrat qui nous lie.
- Destinataires des données – Ces données peuvent éventuellement transmises aux autorités judiciaires.
- Durée de conservation – En principe, nous conservons ces données pendant une période de trois mois.
Localisation de vos données
Dans l'Union européenne – Vos données sont en principe exclusivement stockées sur des serveurs localisés au sein de l'U.E.
En cas de transfert hors Union européenne – Pour la gestion interne de notre société, nous pouvons faire appel à des sous-traitants situés hors de l'Union européenne. Dans ces hypothèses, nous veillons bien entendu à ce que les destinataires soient obligés à respecter les mêmes standards de protection des données que dans l'UE par le biais de clauses contractuelles appropriées. Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties sur simple demande.
Quels sont vos droits ?
- Information – Ce droit est exercé par le biais du présent document. Si parmi les données traitées figurent les données de votre personnel, vous vous portez fort de leur faire prendre connaissance de ce document.
- Accès et rectification – Vous disposez du droit d'accéder à vos données et de les faire rectifier le cas échéant.
- Opposition – Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données que nous faisons sur la base de notre intérêt légitime.
- Retirer votre consentement – Lorsque les données sont traitées en vertu de votre consentement, vous pouvez à tout moment revenir sur cette décision, sans remettre en cause le traitement passé.
- Wissing – U kunt de wissing van uw gegevens of de beperking van de verwerking verkrijgen onder de voorwaarden voorzien in artikelen 17 en 18 van de Algemene Verordening betreffende Gegevensbescherming.
- Overdraagbaarheid – De gegevens die u ons heeft verstrekt kunnen u worden meegedeeld of overgedragen aan een collega in elektronisch formaat.
Tot wie u zich wenden?
De verwerkingsverantwoordelijke van uw gegevens (Flexina SPRL, waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is op Boulevard de la Sauveniére, 144 te 4000 Luik, info@flexina.co) en zijn functionaris voor gegevensbescherming (Giovanni La Mantia, gl@flexina.be) staan tot uw beschikking voor elke vraag en, mits bewijs van uw identiteit, voor elk verzoek betreffende de hierboven uiteengezette rechten.
Als u meer informatie wenst, of als u een klacht wilt indienen, kunt u contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit (rue de la Presse, 35 – 1000 Brussel, Tel. + 32 2 274 48 00 – https://www.autoriteprotectiondonnees.be/introduire-une-requete-une-plainte).
Wijzigingen
FLEXINA behoudt zich het recht voor om dit Gegevensbeschermingsbeleid te wijzigen om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen ter zake. De gebruiker wordt daarom uitgenodigd om dit regelmatig te raadplegen om kennis te nemen van wijzigingen en aanpassingen. Dergelijke wijzigingen zullen worden weergegeven op de Site of per e-mail worden verzonden.