Si une entreprise immatriculée et domiciliée en Belgique, souhaite établir une facture à un client issu de l’étranger, elle pourra bien évidemment la rédiger dans une monnaie étrangère. Toutefois, certaines obligations incombent à ces factures destinées à l’Union Européenne ou à l’international, notamment sur la devise, le taux de conversion ou encore sur l’application de la TVA selon le pays destinataire.

Créer une facture pour un fournisseur étranger

Indiquer une monnaie étrangère

Les conditions d’apposition d’une monnaie différente de l’Euro, comme le Dollar ou la livre Sterling, sur une facture destinée à l’étranger doivent être rigoureusement respectées. Ainsi, si cela est nécessaire pour votre entreprise, une autre devise pourra être indiquée, à condition que :

  • la devise soit convertible en euros, on parle d’une devise « mutable » ;
  • le devise respecte la norme iso4217 et comporte ainsi 3 lettres (comme EUR ou CHF), cela prouve qu’elle est reconnue à l’international.

Rédiger dans une autre langue

Il est possible que votre entreprise adresse une facture vers l’étranger, soit dans la langue du pays où est situé votre client, soit en anglais en tant que langue internationale. Il faudra cependant en faire une copie en langue française en faisant appel aux services d’un traducteur certifié, afin que tout soit conforme en cas de contrôle de l’administration fiscale Belge.

Gérer une opération commerciale dans une monnaie étrangère

Qu’il s’agisse d’un contrat commercial de longue durée ou d’une vente ponctuelle de produits ou services à un client étranger, les opérations commerciales entraîneront sans doute la création d’une facture dans une autre devise que l’euro. Si tel est le cas, la facture destinée à l’étranger devra suivre ces deux règles :

  • la facture devra indiquer le taux de change en euros négocié entre vous et le client, qui servira de référence paritaire entre les deux entreprises. Les deux parties conviennent ainsi d’un taux où chacune évite d’être perdante ;
  • la facture destinée à l’étranger sera comptabilisée au sein de votre logiciel de facturation, en indiquant le montant en euros. Le taux de conversion pourra suivre ou non celui utilisé lors de l’opération commerciale.

Quelle date choisir pour le taux de conversion ?

Pour choisir le taux de conversion à appliquer sur votre facture destinée à l’étranger et à comptabiliser scrupuleusement, vous pourrez choisir entre 2 dates, et ainsi 2 taux plus ou moins avantageux pour vous :

  • le jour du taux de conversion de la Douane lors de l’avant dernier mercredi de chaque mois ;
  • le jour où votre entreprise doit verser l’ensemble de la TVA encaissée aux contribution, la date d'exigibilité TVA.

Bien appliquer la TVA dans le cas de vente de prestations de service à l’étranger

Pour vos factures destinées à l’étranger, les règles changeront selon que l’entreprise ou le particulier destinataire soit au sein de l’Union Européenne ou non. Ainsi, après avoir clairement défini votre position dans cette opération commerciale (prestataire ou preneur), le pays et le statut de votre client (forme et taille d’entreprise) et enfin la nature des services, vous serez en mesure de trouver les règles d’établissement de factures qui conviennent.

La TVA pour un client hors Union Européenne ou/et non-assujetti

Dans le cas où votre entreprise devrait faire une facture vers l’étranger hors de l’Union Européenne ou bien vers des destinataires non assujettis (auto-entrepreneurs ou particuliers), la TVA applicable en Belgique devra être intégrée au montant net à payer. En effet, dans ce cas-ci le taux de TVA correspond à celui du pays où le service a été effectué. Il vous sera de ce fait inutile de faire une déclaration au service des douanes.

À titre d’exemple, une entreprise belge assujettie qui fournirait ses services de conseil marketing à une entreprise non-assujettie à la TVA située en Allemagne, devra facturer le coût de ses services + la TVA au taux du pays prestataire (ici la Belgique). La facture comportera de ce fait un montant net à payer de 1 800 euros (dont 300 de TVA), ainsi que la mention légale indiquant son numéro de TVA intracommunautaire.

La TVA entre assujettis de l’Union Européenne

Pour une vente de prestation de service de votre part, destinée à une entreprise assujettie et située au sein de l’Union Européenne, la TVA à appliquer sur votre facture vers l’étranger sera nulle. Le montant à facturer sera ainsi indiqué hors taxes, sous la forme de l’autoliquidation. Le preneur (l’entreprise étrangère qui achète votre prestation de service) pourra s’acquitter de la TVA au taux de l’administration fiscale de son pays.

La facture envoyée à l’étranger doit obligatoirement comporter :

  • La TVA intracommunautaire des deux parties ;
  • La mention légale « autoliquidation par le preneur art 283-2 du CGI » ou plus rarement « Art.44 Directive 2008/8 ».

Notons que pour une telle facture, il est indispensable de la déclarer via une Déclaration Européenne de Service sur le site de la douane dans les dix jours ouvrables du mois qui suit.

Une nouvelle fois à titre d'exemple, une entreprise Belge toujours assujettie à la TVA fournit des services de conseil en management à une entreprise italienne assujettie elle aussi. L’entreprise Belge devra ainsi fournir une facture au montant net à payer de 1 500 euros HT, en prenant soin d’indiquer le numéro de TVA intracommunautaire des deux parties, ainsi que la mention concernant l’autoliquidation.

Attention, des dérogations existent concernant les services localisables, comme la restauration sur place ou des services rattachés à un bâtiment comme l’architecture ou la conciergerie. Ainsi, la TVA y est tout le temps applicable.

C’est parti ! Maintenant que vous avez toutes les clés en main pour établir des factures vers l’étranger, vous pouvez dorénavant élargir votre champ de prospection !

N’attendez plus et venez partager vos expériences et vos impressions dans les commentaires, nous nous ferons un plaisir de vous répondre. N’oubliez de tester gratuitement pendant 15 jours notre logiciel de facturation en ligne. Si vous avez des questions ou besoin d’aide, vous pouvez également nous contacter.