Quel est l'Intérêt d’une Facture Pro Forma ?
Vous souhaitez présenter en détail vos services et tarifs à l’un de vos prospects, mais sans passer directement par l’étape contractuelle du devis ? La facture pro forma pourra s’avérer idéale pour avancer progressivement dans une négociation commerciale, sans pour autant brusquer le client. Découvrez comment s’utilise une facture pro forma, les avantages qu’elle présente, ainsi que comment bien la rédiger selon les normes françaises.
Comprendre la facture pro forma
Définition
La facture pro forma, autrement dit “ pour la forme ”, constitue un document commercial présentant les tarifs et la présentation des services fournis ou des marchandises proposées, ainsi que les conditions générales de vente. Elle permet d’avancer dans un processus de vente sans presser le prospect, même si n’ayant aucune valeur juridique, la facture pro forma ne peut absolument pas faire office de contrat. Il s’agit simplement d’un brouillon récapitulatif sur une offre commerciale.
Spécificités
Idéale pour une proposition de prestation de services ou de vente de marchandises, elle sera cependant délaissée par les professionnels du BTP au profit du devis. Elle pourra également être utilisée dans le cadre d’une volonté d'échange commercial B to B, et sera modifiable au fur et à mesure des négociations, jusqu’à l’établissement d’un contrat à valeur juridique comme le devis. Il s’agit d’une facture provisoire qui ne doit surtout pas être comptabilisée avec les factures classiques.
Profitez des avantages de la facture pro forma
Présenter une offre commerciale négociable
Grâce à la facture pro forma, votre entreprise peut présenter le détail (prix, quantité, etc.) des fournitures ou des prestations proposées à un client potentiel (prospect) ou à un client dans le cas d’une nouvelle commande. Cela permet au client de bien se renseigner sur ce qu’il souhaite commander ainsi que de négocier avec votre entreprise pour aboutir à un accord commercial. Un client ou un prospect bien informé sera ainsi plus serein pour passer commande.
Éviter les différends avec la clientèle
La facture pro forma permet d’éviter tout désaccord dus à une mauvaise compréhension, puisqu’elle indique clairement tout ce que le client a besoin de savoir avant de commander : nature du service, quantité de marchandise ou encore montant potentiellement facturé. Les conditions générales de ventes (CGV) fournies avec la facture pro forma permettent également de s’assurer de la bonne prise en compte de ces dernières par le client en cas de commande, que cela concerne les délais de livraison ou encore la méthode de paiement.
Enfin, une fois la négociation de vente terminée, il faudra obligatoirement fournir une facture classique au client, ainsi que idéalement un devis ou un bon de commande pour protéger les deux parties avant d’entamer cet échange commercial.
Obtenir un prêt
Si votre entreprise souhaite faire une demande de prêt auprès d’une banque, une facture pro forma des différents prestataires ou fournisseurs pourra être demandée. Elle permettra une présentation concrète de votre projet, une évaluation efficace pouvant être ainsi effectuée par l’organisme financier.
Déclaration des marchandises à la douane
Que ce soit dans le cadre d’un échange commercial en importation ou exportation, les douanes pourront réclamer une facture pro forma pour permettre l’achat ou la vente concernée. Cela permet de déclarer clairement la valeur des produits.
Les intérêts pour le client
Le client n’est lié par aucune clause contractuelle tant qu’aucun devis, facture ou bon de commande n’ont été établis. Cela permet donc au prospect ou client effectuant une nouvelle commande de négocier, mais également de comparer les offres entre différents prestataires ou vendeurs.
Établir une facture pro forma en Belgique
Règles de rédaction
Nul besoin d’aller chercher sur internet un modèle de facture pro forma et d’en connaître les mentions obligatoires, utilisé plutôt notre logiciel en ligne qui reprend toutes ses mentions
Pour info, la dénomination de “ facture pro forma ” doit remplacer celle de “ facture ”. Les mentions obligatoires qui doivent se trouver sur le document sont :
- la dénomination “ Facture Pro Forma “
- les informations fournisseur
- les informations client
- la date de création de document
- la numérotation du document
- le détail de la commande (service, marchandises, quantité, prix HT et TTC)
- la TVA
- modalités de paiement (délais, moyens de paiement, réductions, etc)
- le temps de validité du document
- les conditions de vente
En cas d’une vente à l’internationale, il faudra également préciser la devise et les termes de livraison Incoterm.
Les points essentiels
La facture pro forma doit absolument être considérée en tant que telle, ni plus, ni moins :
- ne pas la comptabiliser avec le reste des factures de l’entreprise, puisqu’elle n’a pas de valeur juridique ;
- ne pas la confondre avec un contrat, puisqu’elle n’oblige à rien, ni le fournisseur ni le consommateur ;
- toujours lui attribuer une numérotation bien distincte des factures classiques définitives
- toujours créer une facture classique après accord avec le client, si possible accord contractuel à l’aide d’un bon de commande ou devis ;
- toujours la dénommer clairement “facture pro forma” et non simplement “facture”.
À retenir
La facture pro forma n’a pas de valeur juridique contractuelle, mais simplement de document commercial informatif sur les détails d’une offre commerciale ainsi que des conditions générales de vente propres à l’entreprise. Elle a une grande utilité pour les entreprises souhaitant convaincre un prospect d’entamer un processus de négociation commerciale et ainsi aboutir un contrat de vente. Elle saura également se montrer utile pour les clients, qui seront correctement informés ou pourront comparer avec la concurrence. Enfin, même si la facture pro forma est un document sans valeur et non comptabilisable dans la saisie des écritures de l’entreprise, elle doit être correctement rédigée afin d’être 100 % transparente.
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