Le ministre des Finances, Vincent Van Peteghem, a annoncé la mise en place d'une nouvelle obligation dans le monde de la facturation, qui aura un impact significatif sur les logiciels de facturation. : à partir du 1er janvier 2026, la facturation électronique deviendra obligatoire pour la facturation entre entreprises (B2B) en Belgique.
Ne vous inquiétez pas le logiciel Flexina Facturation est déjà prêt pour la facturation électronique qui sera obligatoire pour le B2B en Belgique. Depuis 2022, Flexina vous permet déjà de vous inscrire sur le réseau Peppol et d’envoyer vos factures électroniques pour le B2G (administrations, marchés publics...) en Belgique et au Luxembourg.
Quels sont les différence entre la facturation électronique, la facturation digitale et la facturation papier ?
Facturation électronique
La facturation électronique englobe la rédaction de factures au format structuré (XML), optimisé pour une lecture automatisée par les ordinateurs, facilitant ainsi l'automatisation avancée des processus liés à la facturation, au paiement et à la comptabilité. Ces factures électroniques sont acheminées par le biais d'un réseau sécurisé, tel que le réseau européen PEPPOL, recommandé en Belgique.
Facturation digitale (ou numérique)
Souvent confondue avec la facturation électronique, la facturation digitale implique l'émission de factures sous forme de fichiers PDF. Ces factures digitales sont ensuite transmises au client par e-mail ou mises à disposition via un portail de téléchargement.
Facturation papier
La facturation papier (traditionnelle) repose sur l'émission de factures imprimées sur support physique et remises par voie postale ou en main propre.
Quels sont les avantages d’utiliser la facturation électronique pour une petite entreprise ?
L'utilisation de la facturation électronique offre de nombreux avantages aux petites entreprises :
Sécurité et Traçabilité : Les factures électroniques sont envoyées et reçues de manière sécurisée, et leur état est traçable. Cela évite les litiges avec les clients prétendant ne pas avoir reçu la facture, ce qui peut être courant avec la facturation papier ou par e-mail.
Conformité Automatique : Les factures électroniques doivent respecter des formats stricts et des règles de gestion prédéfinies. Cela réduit le risque que le client rejette une facture en raison de différences mineures, telles que des problèmes d'arrondis. De plus, les systèmes vérifient la conformité à chaque envoi et réception.
Simplification de la Gestion des Factures : La facturation électronique élimine le besoin de rechercher et de classer manuellement des factures papier. Il n'est plus nécessaire de se connecter à de multiples portails pour récupérer des factures au format PDF. Tout est centralisé et accessible en quelques clics.
Automatisation Comptable : Les factures électroniques peuvent être automatiquement importées dans le logiciel de comptabilité, réduisant ainsi la saisie manuelle. Cela permet de gagner du temps et de réduire les risques d'erreurs comptables.
Économies de Coûts : L'utilisation de la facturation électronique permet de réduire les coûts liés à l'impression, à la poste et au stockage de documents physiques. Cela peut contribuer à l'efficacité opérationnelle et à l'optimisation des dépenses.
Durabilité : La facturation électronique réduit la consommation de papier et contribue à la réduction de l'empreinte carbone de l'entreprise, ce qui est de plus en plus valorisé par les clients et les partenaires commerciaux.
Gestion Plus Efficace de la TVA: La facturation électronique simplifie la collecte et la gestion des données TVA, ce qui facilite le respect des obligations fiscales et peut réduire les risques d'erreurs fiscales.
Réduction des Retards de Paiement : La facturation électronique permet un suivi plus précis des factures, ce qui peut contribuer à réduire les retards de paiement, améliorant ainsi la trésorerie de l'entreprise.
En résumé, la facturation électronique présente de multiples avantages pour les petites entreprises, notamment en matière de sécurité, de conformité, de gestion efficace des factures et d'automatisation comptable, ce qui peut améliorer leur efficacité opérationnelle et leur rentabilité.
Est-ce que cela coute cher d’envoyer une facture électronique ?
Non, l'envoi de factures électroniques est très abordable, coûtant quelques centimes seulement. Cela est nettement plus économique que l'envoi de factures par la poste ou en recommandé.
Bien que l'envoi de factures par e-mail soit parfois considéré comme moins cher, les avantages considérables de la facturation électronique, notamment en termes de sécurité, de traçabilité, de réduction des erreurs, de conformité automatisée et d'efficacité globale, justifient largement cette légère différence de coût.
Ainsi, la facturation électronique représente une solution rentable pour de nombreuses entreprises tout en améliorant significativement leur processus de facturation.
Quel est le lien entre la lutte contre la fraude à la TVA et la facturation électronique, comme mentionné par le ministre dans son communiqué ?
La transmission électronique des données de facturation, présentée de manière structurée et lisible par les ordinateurs, est considérée comme un moyen potentiel pour lutter contre la fraude à la TVA à l'avenir. Cependant, le communiqué ne fournit pas de détails précis sur cette initiative, mais il indique que le SPF Finances prévoit une vaste campagne d'information.
Dès que des informations supplémentaires seront disponibles, nous pourrons vous en dire plus sur ce sujet.
Il convient de noter que, dans de nombreux pays européens, l'envoi de données de facturation aux autorités fiscales est en train de devenir une pratique courante, comme en Italie, et bientôt en France. Il est donc envisageable qu'une telle obligation soit mise en place en Belgique dans les années à venir.
Dois-je déjà passer à la facturation électronique et m’inscrire sur le réseau Peppol ?
Si vous avez des clients dans les administrations ou dans le secteur public en Belgique ou au Luxembourg, nous vous recommandons de vous inscrire sur le réseau Peppol afin de pouvoir envoyer vos factures de manière électronique car c’est déjà obligatoire en B2G.
Si vous avez uniquement des clients en B2B, nous vous le conseillons aussi car vous serez déjà prêt lorsque cela deviendra obligatoire mais aussi car vous allez recevoir les factures de certains fournisseurs directement dans le logiciel Flexina sans devoir les importer manuellement, pour l’instant il y a peu de fournisseurs inscrits sur Peppol mais ce nombre augmente chaque jour.
Résumé de l’article sur la facturation électronique obligatoire en Belgique dès 2026
La Belgique se dirige vers une facturation électronique obligatoire pour les entreprises B2B à partir du 1er janvier 2026. Flexina Facturation se présente comme une solution prête à faciliter cette transition, ayant déjà permis l'envoi de factures électroniques en B2G depuis 2022.
Les avantages de la facturation électronique, en particulier pour les petites entreprises, sont évidents : elle offre une gestion plus sécurisée, efficace et économique des factures, tout en favorisant des pratiques commerciales durables.
Bien que l'idée d'utiliser l'envoi électronique des données de facturation pour lutter contre la fraude à la TVA soit intrigante, des détails concrets restent à clarifier.
Dans l'ensemble, l'inscription sur le réseau Peppol est recommandée, non seulement pour respecter les obligations légales pour le B2G, mais aussi pour profiter des avantages de la facturation électronique dès maintenant et à l'avenir.
La transition vers la facturation électronique apparaît comme une évolution inévitable, offrant des avantages significatifs aux entreprises de toutes tailles.
