La facturation électronique est désormais obligatoire en B2G (entre les entreprises et l’administration) et le sera bientôt en B2B (entre entreprises).
Cet article va vous expliquer de manière simple mais complète ce qu’est la facturation électronique et quels sont les avantages d’utiliser la facturation électronique dès maintenant.
Quelle est la différence entre une facture papier, digitale et électronique ?
- Une facture papier : c’est une facture transmise à son client sous format papier.
- Une facture digitale : c’est une facture transmise à son client de manière digitale, par exemple : envoi d’un PDF par e-mail, espace de téléchargement de factures...
La facture papier et la facture digitale se différencient uniquement par leur mode de transmission et de stockage mais sont au final des factures dites classiques.
Le soucis avec ces deux types de factures, c’est qu’elles sont difficilement exploitables par une machine et le traitement des données de ces factures en gestion commerciale et en comptabilité demande du travail d’encodage manuel qui prends beaucoup de temps et qui peut générer des erreurs.
La facturation électronique a été introduite pour transmettre une facture à son client de manière sécurisée (l’équivalent d’un envoi recommandé) sous un format qui peut être lu de manière fiable par un ordinateur afin de simplifier la transmission, le traitement et l’automatisation des factures.
Une facture électronique se différencie donc d’une facture digitale par le fait qu’elle est envoyée de manière sécurisée (réseau Peppol) et quelle peut être comprise à 100% par un ordinateur sans faire d’erreur (format UBL, XML).
Quelle est la différence entre le format d’une facture électronique (XML / UBL) et digitale (PDF) ?
Le format PDF permet d’afficher et d’imprimer des données, en l’occurrence une facture papier mais ne permet pas aux logiciels informatiques de comprendre le sens de ses données. Un ordinateur ne pourra pas comprendre qu’une donnée représente un numéro de TVA, un total HT ou un total TTC par exemple.
Le format XML vient résoudre ce problème car il permet de structurer les données comprises dans le fichier en leur ajoutant une définition, il sera ainsi possible pour un logiciel de comprendre et d’interpréter sans aucune approximation les données de la facture XML.
Le format Peppol 3 BIS, UBL, E-FFF…. sont des extensions de fichier XML qui définissent un format et des règles afin que les données soit structurées correctement dans le fichier XML.
Petit Résumé de la différence entre une facture digitale et électronique
Un facture digitale est une facture au format PDF qui contient des données destinées à être visualisé ou imprimée.
Une facture électronique est une facture au format XML qui contient des données structurées destinées à être traité de manière automatique par un programme informatique.
Pourquoi envoyer une facture électronique via le réseau Peppol plutôt qu’une facture digitale par e-mail ?
Nous n’allons pas entrer dans les détails technique du réseau Peppol mais plutôt vous expliquer ses avantages de manière compréhensible.
Il faut voir le réseau Peppol comme un moyen de transmettre des factures électroniques de manière sécurisé, fiable avec accusé de réception.
C’est un peu l’équivalent électronique d’un envoi recommandé avec accusé de réception d’une facture papier.
Les avantages du réseau Peppol par rapport à l’envoi par e-mail sont les suivants :
- L’expéditeur et le dentinaire sont identifiés sur le réseau pour sécuriser l’envoi.
- Les données transmises sur le réseau Peppol sont cryptées.
- Chaque envoi et réception de document est tracé.
- Vous obtenez un accusé de réception qui vous garantit avec certitude que votre facture a été envoyée et reçue par votre client.
Avec l’envoi via le réseau Peppol, fini les e-mails qui arrivent en spam, les clients qui disent ne pas avoir reçu la facture pour allonger les délais de paiements...
Comment la facturation électronique peut améliorer la gestion commerciale et la comptabilité de mon entreprise ?
Pour la gestion commerciale, c’est simple vous n’aurez plus besoin de perdre de temps à rechercher et scanner vos factures papiers, vous connecter à une dizaine de portails de facturations de vos fournisseurs, parcourir vos e-mails pour retrouver des factures digitales, utiliser un OCR… : vous recevrez vos factures fournisseurs directement dans votre logiciel de gestion commercial préféré (Flexina bien sûr ;-) et les données seront encodés automatiquement.
Fini le stress de retrouver les pièces jointes à transmettre à votre comptable avant la déclaration TVA, tout sera prêt à être envoyé en un seul clic.
Pour la comptabilité, la facturation électronique simplifiera aussi le travail d’encodage des factures de ventes et d’achats, votre logiciel comptable analysera les factures électroniques et facilitera la saisie de votre comptabilité en réduisant fortement les erreurs liées à l’encodage.
Pourquoi passer à la facturation électronique dès aujourd’hui ?
Si vous êtes un fournisseur des administrations belges et luxembourgeoises, c’est plus que recommandé car il est obligatoire d’envoyer les factures en B2G de manière électronique via le réseau Peppol.
En B2B, ce n’est pas encore obligatoires mais le nombre d’entreprises qui passent à la facturation électronique augmente de manière exponentielle chaque jour pour déjà profiter pleinement des principaux avantages de la facturation électronique.
Le module de facturation électronique du logiciel de facturation en ligne Flexina est déjà disponible en Belgique et au Luxembourg et vous permet d’envoyer et de recevoir des factures UBL via le réseau Peppol et de transmettre vos factures au format UBL (peppol et ubl.be) à votre comptable en un seul clic.
