Comprendre les duplicatas de factures

Si un client revient vers votre entreprise suite à la perte d’une facture, vous aurez l’obligation de lui fournir une copie, autrement dit un duplicata de facture. La facture étant un document commercial important, il peut être grave si elle vient à manquer dans la saisie des écritures comptables d’un client professionnel. Le duplicata doit ainsi être correctement établi et comporter des mentions conformes. Découvrez l'intérêt d’un duplicata de facture, comment fonctionne son établissement ainsi que les risques encourus si un professionnel vient à perdre une facture d’origine.

Définition du duplicata

Un duplicata est la copie d’une facture originale, mais devant répondre à des règles de conformité pour avoir une valeur juridique au sein de la comptabilité du client qui vous en fait la demande. Le duplicata doit en effet comporter quelques mentions supplémentaires à la facture d’origine, ainsi qu’être dénommée “ duplicata de facture ” et enfin être certifiée “ conforme à l’original “. Notons qu’une facture originale doit rester unique et qu’il est strictement interdit que votre entreprise réédite la même facture au lieu de produire le duplicata de la facture en question.

Son utilisation

Un client particulier peut être amené à vous faire la demande d’un duplicata en cas de sinistre, comme un dégât des eaux ou un incendie, qui aurait détruit une partie de ses biens. Le duplicata de facture lui permettra ainsi de prouver la propriété de ses biens et ainsi de pouvoir se faire indemniser. par son assurance. Un professionnel peut également vous faire la demande d’un duplicata en cas de simple perte, la comptabilité d’une entreprise devant être complète et 100 % transparente en cas de contrôle fiscal.

Bien distinguer le document d’origine et son duplicata

Les mentions obligatoires d’un duplicata de facture

Si vous vous demandez comment faire un duplicata de facture, pas besoin d’aller chercher un modèle de duplicata de facture sur internet. Le duplicata de facture doit simplement reprendre en tous points les éléments concernant la vente, présents sur la facture originale. Cela doit notamment comprendre la numérotation, afin de ne pas briser la chronologie comptable de votre client. Cependant, pour bien distinguer le duplicata de la facture, vous devrez apposer la mention “copie délivrée à la demande de l’acheteur“ et l’identifier en tant que “duplicata de facture”.

Enfin, s’il s’agit d’une ancienne facture dont la créance est déjà acquittée, il faudra l’indiquer sur le document tout en précisant le moyen de paiement, la date et les données de l’opération (nom de la banque, numéro de chèque, etc.).

La certification de conformité d’un duplicata de facture

Dans le cas d’une demande du duplicata de la part d’une collectivité ou de d’administration , ou encore si la facture a été établie hors de la Belgique, il faudra rajouter une deuxième mention au duplicata de facture. De préférence manuscrite ou générée par le logiciel de comptabilité, il faudra ainsi ajouter “copie / duplicata conforme à l’original” et “facture réglée /acquittée” tout en faisant référence au règlement. Enfin, une des personnes gérantes, présidentes, ou autorisées à représenter l’entreprise, doit apposer sa signature manuscrite.

Appréhender les risques d’une perte de facture fournisseur

Les risques encourus

Votre entreprise peut également être amenée à demander un ou plusieurs duplicatas de factures à un fournisseur en cas de destruction due à un sinistre ou simplement à cause d’une perte. Le code des Impôts est cependant très clair à ce sujet, chaque opération de l‘entreprise doit pouvoir être prouvée par un justificatif légitime correctement comptabilisé. En cas de manquement d’une pièce comptable, de plus ou moins lourdes pénalités pourront ainsi être appliquées. Cela ne concerne pas seulement les factures, mais également une vente, un achat de marchandises, ou encore des versements de salaire. Votre entreprise doit assurer une transparence optimale en cas de contrôle de l’administration.

Par ailleurs, une facture manquante peut amener bien d’autres problématiques. Cela peut par exemple vous empêcher de récupérer la Tva d’un achat professionnel, mais également augmenter artificiellement votre bénéfice. En effet, puisqu’aucune facture ne pourra prouver l’achat d’un produit ou d’un service nécessaire au bon fonctionnement de l’entreprise, ce dernier ne pourra pas être comptabilisé en tant que dépense professionnelle.

Les solutions

De ce fait, votre entreprise aura grand intérêt de recontacter les fournisseurs en question, dès que le manquement d’une facture est remarqué, afin qu’il vous fournisse un duplicata. Si jamais cette entreprise a été liquidée entre temps, la demande de duplicata pourra s’effectuer auprès du liquidateur. Notons qu’une entreprise doit conserver l’ensemble de ses factures minimum 10 ans après la fermeture de son établissement.

Concernant les notes de frais des membres de l’entreprise, tentez également d’obtenir un duplicata de facture. Si jamais cela s’avère impossible, la personne concernée par ce manquement peut effectuer une attestation sur l’honneur en indiquant son nom, ses coordonnées, le prix et le motif de la dépense et en complétant par un relevé bancaire prouvant la dépense. Les dépenses personnelles pourront être masquées du document. Cette démarche doit cependant être exceptionnelle, au risque de subir des sanctions.

Enfin, utiliser un logiciel de gestion comptable pourra être judicieux pour éviter les pertes de données ou pour s’apercevoir lorsqu’une facture d’achat n’a pas encore été comptabilisée. Par ailleurs, établir une comptabilité sans faille grâce à un logiciel efficace pourra vous faire éviter de nombreux soucis, faciliter le travail du comptable qui fera votre bilan annuel ou encore vous donner plus de crédit auprès d’une banque en cas de demande de prêt.

Rappelons qu’un duplicata de facture doit obligatoirement être fourni au client qui en fait la demande, sans oublier d’y apposer les mentions légales pour assurer sa conformité. Le manquement d’une facture d’achat peut ainsi avoir de lourdes conséquences pour une entreprise.

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