Tout savoir sur la conservation d'une facture

Toute entreprise se doit de conserverl’ensemble de ses factures fournisseurs ou clients en suivant des règles bien précises. Cela permet d’avoir ses pièces comptables à portée de main, mais également d’avoir une comptabilité claire aux yeux du service administratif fiscal Belge. Découvrez combien de temps conserver une facture et avec quelles méthodes.

La durée légale à respecter pour conserver une facture

La réglementation impose aux entreprises de conserver leurs factures pendant minimum 7 ans, à partir de la date de création de ces documents comptables ou de la dernière opération en lien indiquée dans les livres comptables. Ceci est valable pour l’ensemble des factures, qu’elles soient d’achats ou de ventes, d’acomptes ou classiques.

Il est cependant très fortement conseillé de conserver vos factures pendant minimum 10 ans d’un point de vue juridique. Notons également, que les factures électroniques pourront au bout de leur 3ème année, être au choix imprimées ou/et conservées numériquement.

Les méthodes possibles pour bien conserver une facture

Quelle que soit votre activité, conserver une facture peut vite s’avérer compliqué si vous manquez d’organisation. C’est surtout dû au fait qu’aujourd’hui les factures papiers sont aussi courantes que les factures numériques. Il est ainsi conseillé de cumuler un archivage papier et un autre numérique, tout en respectant les règles qui suivent.

Le cas de la facture numérique

Votre entreprise se doit obligatoirement de conserver une facture envoyée ou reçue en format numérique/électronique sous ce même format. Il est vous est possible de l’imprimer pour la ranger dans les classeurs papiers au sein de vos autres factures, mais l’administration fiscale pourra toujours demander pendant les 3 premières années à voir la pièce originale au format numérique.

Passé ce délai, vous pourrez simplement l’imprimer ou la conserver sur ordinateur.

Concernant le stockage d’un point de vue technique, vous pourrez conserver vos factures de préférence sur ordinateur ou disque dur externe, ou bien sur un serveur (à condition que ce dernier relève de l’Union européenne ou d’un pays étranger ayant les mêmes garanties qu’en Belgique).

Le cas de la facture papier

Contrairement à la facture électronique, la facture papier peut changer de format sans perdre de valeur légale, à la condition sine qua non que la numérisation suive une nouvelle fois des règles précises. Selon l’administration fiscale, pour conserver une facture à l’origine papier sur ordinateur, il faudra que :

  • Le scan doit logiquement reproduire à l’identique le contenu, les images et les couleurs (en cas de code couleur) ;
  • Le facture devra se conserver au format PDF ou pdfA/3, accompagné d’un dispositif de sécurité présent sur la liste de confiance française, comme un cachet serveur aux normes ;
  • Tout commentaire relevant d’un supplément facturé, ou même d’une remarque doit apparaître à la numérisation ;
  • La facture doit être classée correctement au sein des autres facture en respectant chronologie, lisibilité et intégrité du document ;
  • Cela peut être effectué par l’entreprise ou par un professionnel ;

Si toutes ces mesures ne sont pas garanties d’être respectées, l’entreprise se protégera en préférant conserver le format papier.

À retenir :

  • L’alternance de factures numériques et papiers ne doivent pas nuire à la bonne chronologie ;
  • Une double conservation grâce à un archivage papier et un autre électronique permet d’avoir un regard plus clair sur votre comptabilité et de retrouver plus facilement une facture, et ce quel que soit son format d’origine ;
  • La numérisation d’une facture papier doit être faite dans les normes pour que cette dernière puisse conserver une valeur légale ;
  • Il est nécessaire de respecter les délais impartis pour conserver une facture dans les règles : obligatoirement 7 ans (en fonction de la législation de votre Pays), mais une période de 10 ans est conseillée ;
  • Les risques en cas de manquement à ces réglementations peuvent amener à une indemnisation d’une partie des factures à l’état français ou d’une suspicion de fraude fiscale.

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