Comment Gérer la Facturation d’une Entreprise en Belgique ?

Bien gérer la facturation de son entreprise permet de garantir son épanouissement. Pour cela, il est primordial de s’assurer que les clients payent régulièrement leur facture. La gestion de la facturation représente donc de nombreux enjeux pour la réussite et la croissance d’une entreprise. Alors, quelles sont les règles à respecter pour gérer la facturation ? Comment bien organiser la gestion de la facturation ? En quoi notre logiciel de facturation en ligne peut vous aider à gérer d’une main de fer la situation comptable et financière de votre entreprise ? L’équipe de Flexina répond à toutes ces questions dans cet article. Suivez le guide et bonne lecture !

Les règles à respecter pour gérer la facturation

La facture est une pièce justificative qui permet de matérialiser une transaction financière, mais aussi, la prestation délivrée. Cependant, il est important de respecter les règles en vigueur en matière de facturation. En effet, la gestion de la facturation est encadrée par la loi.

Une entreprise doit obligatoirement facturer

Une entreprise assujettie à la Tva doit obligatoirement facturer leurs ventes professionnelles adressé aux sociétés, particuliers ou pouvoir public.

Dans le cas ou votre activité n’effectue que des ventes à des particuliers, vous n’êtes en principe pas obligé d’établir une facture.

Attention, si vous facturer à des garagistes, au secteur de la construction et aux grossistes vous serez dans l’obligation d’effectuer une facture.

Vous n’avez pas le temps de vous consacrer à la facturation ? Vous pouvez tout à fait sous-traiter ce travail en donnant mandat à une personne de confiance, afin de les établir en votre nom.

La date d’établissement des factures

À quelle date doit être établie une facture ? Voilà une question intéressante. Nous vous listons juste en dessous les règles applicables :

• Attention La réglementation TVA précise que la facture doit être établie avant le 15ème jour du mois qui suit la fin de la prestation de service ou la livraison du bien.
• Il est important pour l’entreprise de conserver un exemplaire de chaque facture envoyée. Lors d’un contrôle inopiné, il est toujours mieux de disposer de tous les documents concernant la gestion comptable et financière de son entreprise.

Quels sont les supports pour établir des factures ?

Une entreprise peut établir des factures en format papier ou en format électronique. En effet, l’administration fiscale tolère la facturation électronique si l’entreprise a recours à la signature électronique et si elle utilise l’échange de données informatisées pour télétransmettre les factures.

Sachez qu’une facture établie en format papier (via word) numérisé, envoyé par voie électronique n’est pas considérée comme une facture électronique par l’administration fiscale Belge.

Les informations obligatoires sur les factures

Dans le cadre professionnel, les factures établies doivent comporter de nombreuses informations obligatoires sous risque d’être sanctionné par une amende et par une sanction d’ordre pénale.

Les mentions obligatoires sont les suivantes :

• Le mot « facture »
• Les Informations de votre société : nom de votre société, Numéro de Tva, adresse compète et un numéro de compte bancaire
• Les données de votre client : nom d’entreprise, l’adresse complète et le N° de Tva
• La date d’émission
• La date de facturation
• La date de livraison (marchandises) ou la date des prestations service
• Le numéro de la facture unique et séquentiel (pas de trou dans la numérotation)
• La description de chaque service ou produit ainsi que leurs quantités, prix unitaires et réduction attribué ainsi que leur objet.
• La base d'imposition : le montant total hors TVA.
• Les éventuelles remises déduites du montant total hors TVA.
• Le taux de TVA.
• Le prix total TVA incluse.
• Condition de paiement

Conserver ses factures | Les obligations

Les factures doivent être conservées au moins 7 ans, car il s’agit de pièces justificatives importantes.

Comment bien organiser la facturation de son entreprise ?

Si vous souhaitez bien organiser votre facturation, il est important de mettre en place un processus qui va de l’établissement de la facture jusqu’au suivi de son recouvrement complet. Pour vous aider, voici quelques points importants :

• le fait générateur de la facturation : c’est le moment où le client doit être facturé. Il est primordial de facturer le client rapidement. Cela permettra à l’entreprise de recevoir le règlement de son client dans les plus brefs délais ;
• le processus de facturation : pour bien organiser sa facturation, il faut que l’entreprise définisse clairement le processus qu’elle souhaite mettre en place. Qui s’occupe de la facturation ? Comment doit-on transmettre une facture à un client ? Comment l’établir, etc. Ce sont des questions auxquelles l’entreprise devra répondre si elle souhaite mieux gérer sa facturation ;
• le suivi des factures : elles doivent impérativement être suivies. Une entreprise n’est jamais à l’abri d’une facture impayée. C’est pour cette raison qu’elle doit prendre toutes les mesures nécessaires afin d’optimiser les encaissements des clients, et donc de sa trésorerie. En cas de retard de paiement, la relance client doit s’effectuer rapidement. Dans un premier temps, l’entreprise peut tout à fait prendre contact avec le client afin de le relancer. Si cette action ne produit aucun effet auprès du client, il faudra lui envoyer une mise en demeure par courrier recommandée avec accusé de réception.

Gérer la facturation de son entreprise grâce à Flexina

Notre logiciel de facturation en ligne permet d’assurer sereinement la gestion comptable et financière de votre entreprise. À tout moment vous pourrez encoder un paiement complet ou partiel de vos factures afin de gérer aisément votre gestion. De plus grâce à nos différents statuts, en un simple clic vous pourrez avoir une vision de toutes vos factures soldées, non soldées, en retard et bien plus encore. Ce n’est pas tout, vous pouvez même avoir une idée claire de votre chiffre d’affaire (par jour, mois, année ou période déterminée) De plus Flexina Facturation vous donne accès à de nombreuses statistiques de facturation avec ou sans graphique sur par exemple : vos clients, taux de TVA, représentants, Pays, famille de clients, famille d’articles…

Vous l’aurez compris, bien gérer la facturation d’une entreprise est primordial. Et vous, comment gérez-vous votre facturation ? Avez-vous rencontré des problèmes dans la gestion de vos factures ? Partagez vos expériences dans les commentaires. N’oubliez pas que vous pouvez venir tester notre logiciel pendant 15 jours. Vous pourrez ainsi vous faire une idée plus précise. Toute l’équipe de Flexina est là pour vous aider ou pour répondre à toutes vos interrogations. Alors n’hésitez pas à nous contacter.