Wat is het Nut van een Pro Forma Factuur?

Wilt u uw diensten en tarieven gedetailleerd presenteren aan een van uw prospects, maar zonder direct over te gaan tot de contractuele fase van een offerte? De pro forma factuur kan ideaal zijn om geleidelijk vooruitgang te boeken in een commerciële onderhandeling, zonder de klant te overvallen. Ontdek hoe een pro forma factuur wordt gebruikt, de voordelen die het biedt, alsook hoe u deze correct opstelt volgens de Franse normen.

De pro forma factuur begrijpen

Definitie

De pro forma factuur, met andere woorden "voor de vorm", is een commercieel document dat de tarieven en de presentatie van de geleverde diensten of aangeboden goederen weergeeft, evenals de algemene verkoopvoorwaarden. Het maakt het mogelijk om vooruitgang te boeken in een verkoopproces zonder de prospect onder druk te zetten, ook al heeft de pro forma factuur geen juridische waarde en kan het absoluut niet als contract dienen. Het is simpelweg een samenvattend concept van een commercieel aanbod.

Specificaties

Ideaal voor een voorstel van dienstverlening of verkoop van goederen, zal het echter door professionals in de bouwsector worden verlaten ten gunste van de offerte. Het kan ook worden gebruikt in het kader van een B2B commerciële uitwisseling, en kan worden aangepast naarmate de onderhandelingen vorderen, tot de vestiging van een contract met juridische waarde zoals de offerte. Het is een voorlopige factuur die vooral niet mag worden geboekt met de klassieke facturen.

Profiteer van de voordelen van de pro forma factuur

Een onderhandelbaar commercieel aanbod presenteren

Dankzij de pro forma factuur kan uw bedrijf de details (prijs, hoeveelheid, enz.) van de voorgestelde leveringen of diensten presenteren aan een potentiële klant (prospect) of aan een klant in het geval van een nieuwe bestelling. Dit stelt de klant in staat zich goed te informeren over wat hij wenst te bestellen en te onderhandelen met uw bedrijf om tot een commercieel akkoord te komen. Een goed geïnformeerde klant of prospect zal dus rustiger zijn om een bestelling te plaatsen.

Geschillen met klanten vermijden

De pro forma factuur vermijdt elk meningsverschil door een verkeerd begrip, aangezien het duidelijk alles aangeeft wat de klant moet weten voordat hij bestelt: aard van de dienst, hoeveelheid goederen of zelfs het potentieel gefactureerde bedrag. De algemene verkoopvoorwaarden (AVV) die bij de pro forma factuur worden geleverd, zorgen er ook voor dat deze door de klant goed worden meegenomen in geval van een bestelling, of het nu gaat om leveringstermijnen of de betalingsmethode.

Tot slot, zodra de verkooponderhandeling is afgerond, moet u verplicht een klassieke factuur aan de klant verstrekken, evenals idealiter een offerte of bestelbon om beide partijen te beschermen voordat deze commerciële uitwisseling wordt gestart.

Een lening verkrijgen

Als uw bedrijf een lening wil aanvragen bij een bank, kan een pro forma factuur van de verschillende dienstverleners of leveranciers worden gevraagd. Dit maakt een concrete presentatie van uw project mogelijk, waardoor de financiële instelling een effectieve evaluatie kan uitvoeren.

Aangifte van goederen bij de douane

Of het nu gaat om een commerciële uitwisseling bij import of export, de douane kan een pro forma factuur eisen om de betreffende aankoop of verkoop mogelijk te maken. Dit maakt het mogelijk om de waarde van de producten duidelijk aan te geven.

De voordelen voor de klant

De klant is door geen enkele contractuele clausule gebonden zolang er geen offerte, factuur of bestelbon is opgesteld. Dit stelt de prospect of klant die een nieuwe bestelling plaatst dus in staat te onderhandelen, maar ook om aanbiedingen tussen verschillende dienstverleners of verkopers te vergelijken.

Een pro forma factuur opstellen in België

Opstelregels

U hoeft niet op internet te zoeken naar een model van een pro forma factuur en de verplichte vermeldingen te kennen, gebruik liever onze online software die al deze vermeldingen bevat

Ter informatie, de benaming "pro forma factuur" moet die van "factuur" vervangen. De verplichte vermeldingen die op het document moeten staan zijn:

• de benaming "Pro Forma Factuur"
• de leveranciersinformatie
• de klantinformatie
• de aanmaakdatum van het document
• de nummering van het document
• de details van de bestelling (dienst, goederen, hoeveelheid, prijs excl. BTW en incl. BTW)
• de BTW
• betalingsvoorwaarden (termijnen, betaalmiddelen, kortingen, enz.)
• de geldigheidsduur van het document
• de verkoopvoorwaarden

In geval van een internationale verkoop moet ook de valuta en de Incoterm leveringsvoorwaarden worden gespecificeerd.

De essentiële punten

De pro forma factuur moet absoluut als zodanig worden beschouwd, niet meer, niet minder:

• boek het niet met de rest van de bedrijfsfacturen, omdat het geen juridische waarde heeft;
• verwar het niet met een contract, omdat het niets verplicht, noch de leverancier noch de consument;
• geef het altijd een nummering die duidelijk verschilt van de definitieve klassieke facturen
• maak altijd een klassieke factuur na overeenstemming met de klant, indien mogelijk contractuele overeenstemming met behulp van een bestelbon of offerte;
• benoem het altijd duidelijk "pro forma factuur" en niet simpelweg "factuur".

Onthouden

De pro forma factuur heeft geen contractuele juridische waarde, maar is simpelweg een informatief commercieel document over de details van een commercieel aanbod evenals de algemene verkoopvoorwaarden eigen aan het bedrijf. Het heeft een groot nut voor bedrijven die een prospect willen overtuigen om een commercieel onderhandelingsproces te starten en zo tot een verkoopcontract te komen. Het zal ook nuttig zijn voor klanten, die correct geïnformeerd zullen worden of met de concurrentie kunnen vergelijken. Tot slot, ook al is de pro forma factuur een document zonder waarde en niet boekbaar in de boekhouding van het bedrijf, moet het correct worden opgesteld om 100% transparant te zijn.

Moet u zo snel mogelijk een "proforma factuur" opstellen? Geen paniek!!! Wacht niet langer en kom onze online facturatiesoftware 15 dagen gratis testen. Maak het uzelf bovendien gemakkelijk door uw "proforma" direct om te zetten in een "factuur"

Als u meer informatie wenst, kunt u ook contact met ons opnemen, we helpen u graag