De minister van Financiën, Vincent Van Peteghem, heeft de invoering aangekondigd van een nieuwe verplichting in de facturatiewereld, die een aanzienlijke impact zal hebben op facturatiesoftware: vanaf 1 januari 2026 wordt elektronische facturatie verplicht voor facturatie tussen ondernemingen (B2B) in België.
Maak u geen zorgen, de Flexina Facturatie software is al klaar voor de elektronische facturatie die verplicht wordt voor B2B in België. Sinds 2022 kunt u zich al via Flexina inschrijven op het Peppol-netwerk en uw elektronische facturen versturen voor B2G (overheden, openbare aanbestedingen...) in België en Luxemburg.
Wat zijn de verschillen tussen elektronische facturatie, digitale facturatie en papieren facturatie?
Elektronische facturatie
Elektronische facturatie omvat het opstellen van facturen in een gestructureerd formaat (XML), geoptimaliseerd voor geautomatiseerde verwerking door computers, wat geavanceerde automatisering mogelijk maakt van processen met betrekking tot facturatie, betaling en boekhouding. Deze elektronische facturen worden verstuurd via een beveiligd netwerk, zoals het Europese PEPPOL-netwerk, dat in België wordt aanbevolen.
Digitale facturatie
Vaak verward met elektronische facturatie, houdt digitale facturatie het uitsturen van facturen in PDF-formaat in. Deze digitale facturen worden vervolgens per e-mail naar de klant verstuurd of beschikbaar gesteld via een downloadportaal.
Papieren facturatie
Papieren facturatie (traditioneel) is gebaseerd op het uitsturen van facturen die zijn afgedrukt op fysiek papier en per post of persoonlijk worden overhandigd.
Wat zijn de voordelen van elektronische facturatie voor een kleine onderneming?
Het gebruik van elektronische facturatie biedt talrijke voordelen voor kleine ondernemingen:
Veiligheid en Traceerbaarheid: Elektronische facturen worden veilig verzonden en ontvangen, en hun status is traceerbaar. Dit voorkomt geschillen met klanten die beweren de factuur niet te hebben ontvangen, wat vaak voorkomt bij papieren facturatie of e-mail.
Automatische Conformiteit: Elektronische facturen moeten voldoen aan strikte formaten en vooraf gedefinieerde bedrijfsregels. Dit vermindert het risico dat de klant een factuur afwijst vanwege kleine verschillen, zoals afrondingsproblemen. Bovendien controleren de systemen de conformiteit bij elke verzending en ontvangst.
Vereenvoudigd Factuurbeheer: Elektronische facturatie elimineert de noodzaak om handmatig papieren facturen te zoeken en te archiveren. Het is niet langer nodig om in te loggen op meerdere portalen om facturen in PDF-formaat op te halen. Alles is gecentraliseerd en met enkele klikken toegankelijk.
Boekhoudkundige Automatisering: Elektronische facturen kunnen automatisch worden geïmporteerd in de boekhoudsoftware, waardoor handmatige invoer wordt verminderd. Dit bespaart tijd en vermindert het risico op boekhoudkundige fouten.
Kostenbesparing: Het gebruik van elektronische facturatie vermindert de kosten voor printen, postzegels en opslag van fysieke documenten. Dit kan bijdragen aan operationele efficiëntie en kostenoptimalisatie.
Duurzaamheid: Elektronische facturatie vermindert het papierverbruik en draagt bij aan het verminderen van de ecologische voetafdruk van het bedrijf, wat steeds meer wordt gewaardeerd door klanten en handelspartners.
Efficiënter BTW-beheer: Elektronische facturatie vereenvoudigt het verzamelen en beheren van BTW-gegevens, wat de naleving van fiscale verplichtingen vergemakkelijkt en het risico op fiscale fouten kan verminderen.
Vermindering van Betalingsachterstanden: Elektronische facturatie maakt een nauwkeurigere opvolging van facturen mogelijk, wat kan bijdragen aan het verminderen van betalingsachterstanden en zo de cashflow van het bedrijf verbetert.
Samengevat biedt elektronische facturatie meerdere voordelen voor kleine ondernemingen, met name op het gebied van veiligheid, conformiteit, efficiënt factuurbeheer en boekhoudkundige automatisering, wat hun operationele efficiëntie en winstgevendheid kan verbeteren.
Is het duur om een elektronische factuur te versturen?
Nee, het versturen van elektronische facturen is zeer betaalbaar en kost slechts enkele centen. Dit is aanzienlijk voordeliger dan het versturen van facturen per post of aangetekend.
Hoewel het versturen van facturen per e-mail soms als goedkoper wordt beschouwd, rechtvaardigen de aanzienlijke voordelen van elektronische facturatie, met name op het gebied van veiligheid, traceerbaarheid, foutenreductie, geautomatiseerde conformiteit en algehele efficiëntie, ruimschoots dit kleine kostenverschil.
Elektronische facturatie is dus een kosteneffectieve oplossing voor veel bedrijven, terwijl het hun facturatieproces aanzienlijk verbetert.
Wat is het verband tussen de strijd tegen BTW-fraude en elektronische facturatie, zoals vermeld door de minister in zijn mededeling?
De elektronische overdracht van facturatiegegevens, gepresenteerd in een gestructureerde en computerleesbare vorm, wordt beschouwd als een potentieel middel om in de toekomst BTW-fraude te bestrijden. De mededeling geeft echter geen precieze details over dit initiatief, maar geeft wel aan dat de FOD Financiën een uitgebreide informatiecampagne plant.
Zodra er meer informatie beschikbaar is, kunnen we u hierover meer vertellen.
Het is vermeldenswaard dat in veel Europese landen het verzenden van facturatiegegevens naar de belastingdienst een gangbare praktijk aan het worden is, zoals in Italië, en binnenkort in Frankrijk. Het is daarom denkbaar dat een dergelijke verplichting in de komende jaren ook in België wordt ingevoerd.
Moet ik nu al overstappen op elektronische facturatie en me inschrijven op het Peppol-netwerk?
Als u klanten heeft in overheidsdiensten of de publieke sector in België of Luxemburg, raden we u aan om u in te schrijven op het Peppol-netwerk zodat u uw facturen elektronisch kunt versturen, aangezien dit al verplicht is voor B2G.
Als u alleen B2B-klanten heeft, raden we het ook aan omdat u al voorbereid bent wanneer het verplicht wordt, maar ook omdat u facturen van bepaalde leveranciers rechtstreeks in de Flexina software ontvangt zonder ze handmatig te hoeven importeren. Momenteel zijn er nog weinig leveranciers ingeschreven op Peppol, maar dit aantal groeit elke dag.
Samenvatting van het artikel over verplichte elektronische facturatie in België vanaf 2026
België beweegt zich in de richting van verplichte elektronische facturatie voor B2B-bedrijven vanaf 1 januari 2026. Flexina Facturatie presenteert zich als een oplossing die klaar is om deze overgang te vergemakkelijken, en sinds 2022 al het verzenden van elektronische facturen voor B2G mogelijk maakt.
De voordelen van elektronische facturatie, vooral voor kleine ondernemingen, zijn duidelijk: het biedt een veiliger, efficiënter en economischer factuurbeheer, terwijl het duurzame bedrijfspraktijken bevordert.
Hoewel het idee om elektronische overdracht van facturatiegegevens te gebruiken om BTW-fraude te bestrijden intrigerend is, moeten concrete details nog worden verduidelijkt.
Over het algemeen wordt inschrijving op het Peppol-netwerk aanbevolen, niet alleen om te voldoen aan wettelijke verplichtingen voor B2G, maar ook om nu en in de toekomst te profiteren van de voordelen van elektronische facturatie.
De overgang naar elektronische facturatie lijkt een onvermijdelijke evolutie die aanzienlijke voordelen biedt aan bedrijven van alle groottes.
