Duplicaten van facturen begrijpen

Als een klant terugkomt naar uw bedrijf na het verlies van een factuur, bent u verplicht hem een kopie te verstrekken, met andere woorden een duplicaat van de factuur. De factuur is een belangrijk commercieel document, het kan ernstig zijn als deze ontbreekt in de boekhoudkundige administratie van een professionele klant. Het duplicaat moet dus correct worden opgesteld en conforme vermeldingen bevatten. Ontdek het belang van een duplicaat van een factuur, hoe het opstellen ervan werkt en de risico's die worden gelopen als een professional een originele factuur verliest.

Definitie van het duplicaat

Een duplicaat is de kopie van een originele factuur, maar moet voldoen aan conformiteitsregels om juridische waarde te hebben binnen de boekhouding van de klant die erom vraagt. Het duplicaat moet inderdaad enkele aanvullende vermeldingen bevatten ten opzichte van de originele factuur, en moet worden aangeduid als "duplicaat van factuur" en ten slotte gecertificeerd worden als "conform het origineel". Merk op dat een originele factuur uniek moet blijven en dat het strikt verboden is dat uw bedrijf dezelfde factuur opnieuw uitgeeft in plaats van het duplicaat van de betreffende factuur te produceren.

Het gebruik ervan

Een particuliere klant kan u vragen om een duplicaat in geval van schade, zoals waterschade of brand, die een deel van zijn bezittingen heeft vernietigd. Het duplicaat van de factuur stelt hem in staat het eigendom van zijn bezittingen te bewijzen en zo schadevergoeding te krijgen van zijn verzekering. Een professional kan u ook vragen om een duplicaat in geval van gewoon verlies, aangezien de boekhouding van een bedrijf volledig en 100% transparant moet zijn in geval van fiscale controle.

Het originele document en zijn duplicaat goed onderscheiden

De verplichte vermeldingen van een duplicaat van een factuur

Als u zich afvraagt hoe u een duplicaat van een factuur maakt, hoeft u geen model van duplicaat van factuur op internet te zoeken. Het duplicaat van de factuur moet simpelweg in alle opzichten de elementen met betrekking tot de verkoop overnemen die op de originele factuur staan. Dit moet met name de nummering omvatten, om de boekhoudkundige chronologie van uw klant niet te doorbreken. Om het duplicaat van de factuur echter goed te onderscheiden, moet u de vermelding "kopie afgegeven op verzoek van de koper" aanbrengen en het identificeren als "duplicaat van factuur".

Ten slotte, als het gaat om een oude factuur waarvan de vordering al is voldaan, moet dit op het document worden vermeld met vermelding van de betalingswijze, de datum en de gegevens van de transactie (naam van de bank, chequenummer, enz.).

De conformiteitscertificering van een duplicaat van een factuur

In het geval van een aanvraag voor het duplicaat door een overheid of administratie, of als de factuur buiten België is opgesteld, moet een tweede vermelding aan het duplicaat van de factuur worden toegevoegd. Bij voorkeur handgeschreven of gegenereerd door de boekhoudsoftware, moet "kopie / duplicaat conform het origineel" en "factuur betaald/voldaan" worden toegevoegd met verwijzing naar de betaling. Ten slotte moet een van de bestuurders, voorzitters of personen die bevoegd zijn om het bedrijf te vertegenwoordigen, zijn handgeschreven handtekening aanbrengen.

De risico's van het verlies van een leveranciersfactuur begrijpen

De gelopen risico's

Uw bedrijf kan ook één of meerdere duplicaten van facturen bij een leverancier moeten aanvragen in geval van vernietiging door schade of gewoon door verlies. De belastingwet is echter zeer duidelijk hierover, elke transactie van het bedrijf moet kunnen worden bewezen door een legitiem bewijsstuk dat correct is geboekt. Bij het ontbreken van een boekhoudkundig document kunnen meer of minder zware boetes worden opgelegd. Dit betreft niet alleen facturen, maar ook een verkoop, een aankoop van goederen, of salarisbetalingen. Uw bedrijf moet optimale transparantie garanderen in geval van controle door de administratie.

Bovendien kan een ontbrekende factuur veel andere problemen veroorzaken. Het kan u bijvoorbeeld verhinderen de BTW van een professionele aankoop terug te vorderen, maar ook uw winst kunstmatig verhogen. Aangezien geen enkele factuur de aankoop van een product of dienst die nodig is voor de goede werking van het bedrijf kan bewijzen, kan deze niet als professionele uitgave worden geboekt.

De oplossingen

Daarom heeft uw bedrijf er alle belang bij om contact op te nemen met de betreffende leveranciers, zodra het ontbreken van een factuur wordt opgemerkt, zodat zij u een duplicaat kunnen verstrekken. Als dit bedrijf ondertussen is geliquideerd, kan het verzoek om duplicaat bij de vereffenaar worden gedaan. Merk op dat een bedrijf al zijn facturen minimaal 10 jaar na de sluiting van zijn vestiging moet bewaren.

Wat betreft de onkostennota's van de leden van het bedrijf, probeer ook een duplicaat van de factuur te verkrijgen. Als dit onmogelijk blijkt, kan de persoon die door dit gebrek wordt getroffen een verklaring op erewoord opstellen met vermelding van zijn naam, contactgegevens, de prijs en het motief van de uitgave en aangevuld met een bankafschrift dat de uitgave bewijst. Persoonlijke uitgaven kunnen van het document worden verborgen. Deze aanpak moet echter uitzonderlijk zijn, bij risico op sancties.

Ten slotte kan het gebruik van boekhoudsoftware verstandig zijn om gegevensverlies te voorkomen of om te merken wanneer een aankoopfactuur nog niet is geboekt. Bovendien kan het opzetten van een foutloze boekhouding met behulp van effectieve software u veel problemen besparen, het werk van de boekhouder die uw jaarrekening opstelt vergemakkelijken of u meer krediet geven bij een bank in geval van een leningaanvraag.

Laten we eraan herinneren dat een duplicaat van een factuur verplicht moet worden verstrekt aan de klant die erom vraagt, zonder te vergeten de wettelijke vermeldingen aan te brengen om de conformiteit te waarborgen. Het ontbreken van een aankoopfactuur kan dus zware gevolgen hebben voor een bedrijf.

Test gratis onze offerte- en facturatiesoftware, deze helpt u uw klanten met één klik een duplicaat van een factuur te verstrekken.