U begint aan het ondernemersavontuur en vraagt zich af of het echt nuttig is om een offerte te maken voor uw klanten? Deze kan inderdaad facultatief zijn in sommige gevallen, hoewel het sterk wordt aanbevolen om een offerte op te stellen voordat u een opdracht uitvoert of producten verkoopt. Ontdek waarom het essentieel is om een offerte aan te bieden aan uw klanten, hoe het bescherming biedt in geval van geschillen, evenals de elementen die nodig zijn voor het opstellen van een correcte offerte.
Wat is een offerte?
Definitie van de offerte
Een offerte is een samenvattend document van de verschillende diensten of producten die door een bedrijf worden aangeboden, waarbij de eenheidsprijs en het totale verschuldigde bedrag worden aangegeven. Doorgaans gratis, kan een bedrijf heel goed een betalende offerte maken, op voorwaarde dat de klant hiervan op de hoogte wordt gesteld. De offerte bevat een geldigheidsduur en wettelijke vermeldingen die nodig zijn voor de conformiteit. Ten slotte krijgt het alleen contractuele waarde in geval van validatie door een klant, dat wil zeggen na een handmatige handtekening of stempel, voorafgegaan door de speciale vermelding "Voor akkoord". Merk op dat de offerte de voorkeur verdient voor diensten, commerciële activiteiten zullen eerder de bestelbon gebruiken.
Het belangrijkste voordeel
De offerte bindt beide partijen, met andere woorden het bedrijf en de klant, en dit tot het einde van de opdracht of bij ontvangst van de bestelde producten. De klant is inderdaad verplicht het volledige aangekondigde bedrag te betalen, terwijl de dienstverlener zich ertoe verbindt zijn offerte niet te wijzigen met bijvoorbeeld de toevoeging van materialen of diensten. Het is daarom essentieel om een offerte volgens de regels op te stellen om elk geschil te voorkomen.
Waarom een offerte maken voor uw klanten?
Een bestelling valideren
Na een gesprek met een potentiële klant over zijn behoeften, zal de offerte dienen als samenvatting van de diensten en producten die kunnen worden aangeboden. Eenmaal ondertekend door de klant, is de bestelling gevalideerd en kan de opdracht of bestelling worden gestart. De offerte krijgt echter alleen contractwaarde bij ondertekening door de klant. Het moet uiteraard alle noodzakelijke wettelijke vermeldingen bevatten om juridische waarde te hebben.
Gespreide betaling mogelijk maken
Het maken van een offerte is ook ideaal om betaling in termijnen mogelijk te maken, of het nu gaat om een belangrijke bestelling van producten of voor een dienstverlening die in meerdere stappen wordt uitgevoerd. Bij elke betaling van de klant moet de professional echter een bijbehorende voorschotfactuur opstellen en een factuur voor het eindsaldo aan het einde van de opdracht verzenden.
Uzelf beschermen in geval van geschillen met een klant
De wettelijke vermeldingen die nodig zijn om een correcte offerte te maken zijn niet volledig voldoende om u te beschermen, het is ook verstandig om algemene verkoopvoorwaarden bij te voegen. Om de offerte en de AV door de klant te laten valideren, moeten deze bij voorkeur op de achterkant van de offerte worden bijgevoegd voor het papieren formaat of in hetzelfde PDF-bestand voor de digitale versie. Voeg ten slotte de speciale vermelding toe bij het ondertekeningsvak van de offerte: "aanvaarding van de offerte geldt als aanvaarding, begrip en lezing van de bijgevoegde AV". Merk op dat een correct ingevulde offerte en AV professionals in staat stellen om juridisch hun vordering te claimen in geval van wanbetaling door een klant.
De verplichte gevallen van de offerte
Over het algemeen is een offerte alleen verplicht wanneer het bedrag van de bestelling de 1.500 euro overschrijdt. Dit bedrag kan echter fluctueren, zoals voor bedrijven voor diensten aan personen die verplicht een offerte moeten maken vanaf 100 euro incl. BTW. Andere sectoren zijn simpelweg verplicht om voor alle bestellingen een offerte op te stellen, ongeacht het bedrag (bijv. verhuisbedrijven). Als u nog twijfelt om een offerte te maken voor kleine bedragen, informeer dan bij het vakbond voor uw activiteit naar uw verplichtingen met betrekking tot offertes.
Hoe een conforme offerte opstellen?
Als u zich afvraagt hoe u handmatig uw offertes in Excel volgens de regels kunt maken, vindt u hieronder de belangrijkste noodzakelijke wettelijke vermeldingen. Het is echter verstandiger om uw offerte te maken met boekhoudssoftware volgens Franse normen, om tekortkomingen of fouten te voorkomen.
De belangrijkste vermeldingen van de offerte
- Het offertenummer;
- De aanmaakdatum;
- De identiteit van het dienstverlenende/verkopende bedrijf;
- De identiteit van de klant;
- De aangeboden producten/diensten en hun volume;
- Hun prijs excl. en incl. BTW evenals het BTW-bedrag voor elk volume;
- Het totaal van elk element: totaal volume, totaalbedrag excl. BTW, incl. BTW en BTW;
- De datum en plaats van levering of opdracht;
- De betalingsmethode;
- De sancties bij betalingsachterstand;
- Geldigheidsduur van de offerte;
- Handtekening van de klant, voorafgegaan door de vermelding: "voor akkoord";
- Handtekening van de dienstverlener.
Wat u moet onthouden over offertes
De offerte is niet verplicht voor alle activiteiten, maar het wordt sterk aanbevolen om er een aan te bieden aan uw potentiële klanten, om beide partijen te beveiligen. Het moet volgens de regels worden opgesteld om juridische waarde te hebben in geval van geschillen, zoals wanbetaling. Ten slotte geeft de offerte krediet aan uw activiteit, u heeft inderdaad meer kans om uw opdracht te concretiseren door een serieuze offerte aan te bieden in plaats van simpelweg het bedrag van uw diensten per e-mail of telefoon aan te geven.
Met onze online offerte- en facturatiesoftware bespaart u tijd door professionele offertes te maken die u met één klik kunt omzetten in een factuur. U kunt onze facturatiesoftware 15 dagen gratis testen en/of contact met ons opnemen voor een gratis demonstratie van onze offerte- en facturatieservice.
