Alles over het bewaren van een factuur
Elk bedrijf moet al zijn leveranciers- of klantfacturen bewaren volgens specifieke regels. Dit zorgt ervoor dat boekhoudkundige documenten binnen handbereik zijn, maar ook dat de boekhouding duidelijk is voor de Belgische belastingdienst. Ontdek hoe lang u een factuur moet bewaren en met welke methoden.
De wettelijke termijn voor het bewaren van een factuur
De regelgeving verplicht bedrijven om hun facturen minimaal 7 jaar te bewaren, vanaf de aanmaakdatum van deze boekhoudkundige documenten of vanaf de laatste gerelateerde verrichting vermeld in de boekhouding. Dit geldt voor alle facturen, of het nu aankoop- of verkoopfacturen, voorschotten of klassieke facturen zijn.
Het wordt echter sterk aangeraden om uw facturen minimaal 10 jaar te bewaren vanuit juridisch oogpunt. We merken ook op dat elektronische facturen na hun derde jaar naar keuze afgedrukt en/of digitaal bewaard kunnen worden.
De mogelijke methoden om een factuur goed te bewaren
Ongeacht uw activiteit kan het bewaren van een factuur snel ingewikkeld worden als u niet georganiseerd bent. Dit komt vooral doordat papieren facturen tegenwoordig net zo gebruikelijk zijn als digitale facturen. Het wordt daarom aangeraden om zowel papieren als digitale archivering te combineren, met inachtneming van de volgende regels.
Het geval van de digitale factuur
Uw bedrijf is verplicht om een factuur die in digitaal/elektronisch formaat is verzonden of ontvangen in datzelfde formaat te bewaren. U kunt deze afdrukken om in papieren mappen bij uw andere facturen te bewaren, maar de belastingdienst kan gedurende de eerste 3 jaar altijd vragen om het originele document in digitaal formaat te zien.
Na deze periode kunt u het gewoon afdrukken of op de computer bewaren.
Wat betreft technische opslag, kunt u uw facturen bij voorkeur op een computer of externe harde schijf bewaren, of op een server (op voorwaarde dat deze zich in de Europese Unie bevindt of in een buitenlands land met dezelfde garanties als in België).
Het geval van de papieren factuur
In tegenstelling tot de elektronische factuur kan de papieren factuur van formaat veranderen zonder juridische waarde te verliezen, op de absolute voorwaarde dat de digitalisering opnieuw specifieke regels volgt. Volgens de belastingdienst moet voor het bewaren van een oorspronkelijk papieren factuur op de computer:
- De scan moet logischerwijs de inhoud, afbeeldingen en kleuren (in geval van kleurcodes) identiek reproduceren;
- De factuur moet worden bewaard in PDF- of pdfA/3-formaat, vergezeld van een beveiligingsapparaat dat op de Franse vertrouwenslijst staat, zoals een serverstempel volgens de normen;
- Elke opmerking met betrekking tot een gefactureerd supplement, of zelfs een opmerking moet bij de digitalisering verschijnen;
- De factuur moet correct worden geclassificeerd tussen de andere facturen met respect voor chronologie, leesbaarheid en integriteit van het document;
- Dit kan door het bedrijf of door een professional worden uitgevoerd;
Als niet gegarandeerd kan worden dat al deze maatregelen worden nageleefd, beschermt het bedrijf zich door de voorkeur te geven aan het bewaren van het papieren formaat.
Om te onthouden:
- Het afwisselen van digitale en papieren facturen mag de goede chronologie niet schaden;
- Dubbele bewaring door zowel papieren als elektronische archivering biedt een duidelijker overzicht van uw boekhouding en maakt het gemakkelijker om een factuur terug te vinden, ongeacht het oorspronkelijke formaat;
- De digitalisering van een papieren factuur moet volgens de normen gebeuren zodat deze juridische waarde kan behouden;
- Het is noodzakelijk om de voorgeschreven termijnen voor het bewaren van een factuur te respecteren: verplicht 7 jaar (afhankelijk van de wetgeving van uw land), maar een periode van 10 jaar wordt aanbevolen;
- De risico's bij het niet naleven van deze regelgeving kunnen leiden tot een vergoeding van een deel van de facturen aan de staat of een verdenking van belastingfraude.
Aarzel niet om uw ervaringen en indrukken te delen in de opmerkingen. Vergeet niet om onze online facturatiesoftware 15 dagen gratis te testen. Heeft u vragen, tips nodig of wilt u een gratis demonstratie van onze software? U kunt ons op elk moment contacteren. We antwoorden u zo snel mogelijk.
