Om ervoor te zorgen dat uw essentiële documenten zoals offertes, facturen en bestelformulieren effectief hun bestemmelingen bereiken, is het cruciaal om een professioneel e-mailadres te gebruiken dat gekoppeld is aan uw eigen domeinnaam.
Dit versterkt niet alleen uw geloofwaardigheid en het imago van uw bedrijf, maar garandeert ook een optimale ontvangst van uw belangrijke documenten. Deze gids legt uit hoe u een professioneel e-mailadres kunt verkrijgen en configureren in de Flexina facturatiesoftware, zodat u uw commerciële documenten succesvol kunt versturen.
Professionele E-maildiensten
Professionele e-maildiensten zijn een cruciale keuze om effectieve en veilige communicatie met Flexina Facturatie te garanderen:
- Vermijd Gratis E-mailadressen: Het gebruik van Yahoo, Gmail of Outlook kan praktisch lijken, maar het maakt geen goede professionele indruk en kan zelfs de bezorgbaarheid van uw e-mails beïnvloeden.
- Kies voor een Betaalbare Professionele E-mailoplossing: Kies betrouwbare providers zoals OVH Cloud of Infomaniak. Ze stellen u in staat uw eigen domeinnaam te gebruiken en bieden solide technische ondersteuning tegen een betaalbare prijs, vaak enkele euro's per maand.
- Gebruik een SMTP-relay: Tools zoals Sendinblue of Mailjet helpen u de bezorgbaarheid van uw e-mails beter te controleren door nauwkeurige tracking en statistieken over uw documentverzendingen te bieden.
Investeren in een professionele e-mailoplossing verzekert u van effectieve en veilige communicatie met Flexina Facturatie, waardoor het imago van uw bedrijf wordt versterkt.
De SMTP-server configureren met Flexina
Het instellen van uw SMTP-server is eenvoudig:
- Verzamel de Parameters van uw Provider: Zorg er voor u begint voor dat u de specifieke informatie over de SMTP-server van uw e-mailserviceprovider verkrijgt.
- Configuratieparameters in Flexina:
- SMTP-adres: Varieert afhankelijk van uw e-mailprovider.
- Poort: Meestal
587voor STARTTLS of465voor SSL. - Gebruikersnaam: Voer uw professionele e-mailadres in.
- Wachtwoord: Gebruik een app-wachtwoord indien beschikbaar, anders kies voor een toegewijd wachtwoord.
- Beveiliging: Activeer de SSL- en STARTTLS-opties.
- Test uw Configuratie: Flexina biedt een functie om de SMTP-configuratie te testen.
Voor specifieke details over Google Workspace of Gmail, raadpleeg dit artikel.
Andere Praktische Tips
- Configureer Beveiligingsprotocollen: Vraag uw provider om SPF-, DKIM- en DMARC-configuraties in te stellen of u daarbij te helpen om uw e-mails te beveiligen.
- Wees Voorzichtig met Marketingcampagnes: Het gebruik van uw hoofdadres voor dergelijke campagnes kan de bezorgbaarheid van uw belangrijkere berichten schaden.
- Kies een Europese Provider: Voor betere naleving van de AVG geeft u de voorkeur aan een provider gevestigd in de EU.
- Beheer E-mailadreswijzigingen: Plan een effectieve doorschakeling om de continuïteit in uw communicatie met uw klanten te behouden.
Door deze eenvoudige stappen te volgen, verbetert u niet alleen de bezorgbaarheid en beveiliging van uw e-mailcommunicatie, maar versterkt u ook het professionele imago van uw bedrijf bij uw klanten en partners.
