Hoe beheert u de facturatie van een bedrijf in België?

Goed beheer van de facturatie van uw bedrijf zorgt voor zijn bloei. Hiervoor is het essentieel om ervoor te zorgen dat klanten regelmatig hun factuur betalen. Het beheer van de facturatie vertegenwoordigt dus vele uitdagingen voor het succes en de groei van een bedrijf. Welke zijn dus de te respecteren regels om de facturatie te beheren? Hoe organiseert u het facturatiebeheer goed? Hoe kan onze online factureringssoftware u helpen om de boekhoudkundige en financiële situatie van uw bedrijf met ijzeren hand te beheren? Het Flexina-team beantwoordt al deze vragen in dit artikel. Volg de gids en veel leesplezier!

De te respecteren regels voor facturatiebeheer

De factuur is een bewijsstuk dat een financiële transactie materialiseert, maar ook de geleverde prestatie. Het is echter belangrijk om de geldende regels inzake facturatie te respecteren. Het beheer van de facturatie wordt namelijk wettelijk omkaderd.

Een bedrijf moet verplicht factureren

Een BTW-plichtig bedrijf moet verplicht hun professionele verkopen factureren aan bedrijven, particulieren of overheden.

In het geval uw activiteit alleen verkopen aan particulieren uitvoert, bent u in principe niet verplicht om een factuur op te stellen.

Let op, als u factureert aan garagehouders, de bouwsector en groothandelaars bent u verplicht om een factuur op te maken.

Heeft u geen tijd om u aan de facturatie te wijden? U kunt dit werk perfect uitbesteden door mandaat te geven aan een vertrouwenspersoon om ze in uw naam op te stellen.

De datum van opstelling van facturen

Op welke datum moet een factuur worden opgesteld? Dat is een interessante vraag. We sommen hieronder de toepasselijke regels op:

Let op: de BTW-regelgeving bepaalt dat de factuur moet worden opgesteld vóór de 15e dag van de maand die volgt op het einde van de dienstverlening of de levering van het goed.
Het is belangrijk voor het bedrijf om een exemplaar van elke verzonden factuur te bewaren. Bij een onverwachte controle is het altijd beter om over alle documenten betreffende het boekhoudkundige en financiële beheer van uw bedrijf te beschikken.

Welke dragers om facturen op te stellen?

Een bedrijf kan facturen opstellen in papieren formaat of in elektronisch formaat. De belastingdienst tolereert inderdaad elektronische facturatie als het bedrijf gebruik maakt van elektronische handtekening en als het de uitwisseling van geïnformatiseerde gegevens gebruikt om de facturen te verzenden.

Weet dat een factuur opgesteld in papieren formaat (via Word) gedigitaliseerd, verzonden via elektronische weg niet wordt beschouwd als een elektronische factuur door de Belgische belastingdienst.

De verplichte informatie op facturen

In professioneel kader moeten de opgestelde facturen talrijke verplichte informatie bevatten op straffe van een boete en een strafrechtelijke sanctie.

De verplichte vermeldingen zijn de volgende:

Het woord "factuur"
De informatie van uw vennootschap: naam van uw vennootschap, BTW-nummer, volledig adres en een bankrekeningnummer
De gegevens van uw klant: bedrijfsnaam, het volledige adres en het BTW-nummer
De uitgiftedatum
De factureringsdatum
De leveringsdatum (goederen) of de datum van de dienstverlening
Het unieke en sequentiële factuurnummer (geen gaten in de nummering)
De beschrijving van elke dienst of product evenals hun hoeveelheden, eenheidsprijzen en toegekende korting evenals hun doel.
De belastinggrondslag: het totale bedrag exclusief BTW.
De eventuele kortingen afgetrokken van het totaalbedrag exclusief BTW.
Het BTW-tarief.
De totale prijs inclusief BTW.
Betalingsvoorwaarden

Uw facturen bewaren | De verplichtingen

Facturen moeten minstens 7 jaar worden bewaard, want het zijn belangrijke bewijsstukken.

Hoe organiseert u de facturatie van uw bedrijf goed?

Als u uw facturatie goed wilt organiseren, is het belangrijk om een proces op te zetten dat gaat van de opstelling van de factuur tot de opvolging van de volledige inning. Om u te helpen, zijn hier enkele belangrijke punten:

het genererend feit van de facturatie: dit is het moment waarop de klant moet worden gefactureerd. Het is essentieel om de klant snel te factureren. Dit zal het bedrijf in staat stellen om de betaling van zijn klant zo snel mogelijk te ontvangen;
het facturatieproces: om zijn facturatie goed te organiseren, moet het bedrijf duidelijk het proces definiëren dat het wil opzetten. Wie houdt zich bezig met de facturatie? Hoe moet een factuur aan een klant worden verzonden? Hoe op te stellen, enz. Dit zijn vragen waarop het bedrijf zal moeten antwoorden als het zijn facturatie beter wil beheren;
de opvolging van facturen: ze moeten absoluut worden opgevolgd. Een bedrijf is nooit veilig voor een onbetaalde factuur. Daarom moet het alle nodige maatregelen nemen om de incasso's van klanten te optimaliseren, en dus zijn kasstroom. Bij betalingsachterstand moet de klantherinnering snel plaatsvinden. In eerste instantie kan het bedrijf perfect contact opnemen met de klant om hem aan te manen. Als deze actie geen effect heeft bij de klant, moet hem een ingebrekestelling worden gestuurd per aangetekende brief met ontvangstbevestiging.

De facturatie van uw bedrijf beheren dankzij Flexina

Onze online factureringssoftware zorgt voor een sereen boekhoudkundig en financieel beheer van uw bedrijf. U kunt op elk moment een volledige of gedeeltelijke betaling van uw facturen coderen om uw beheer gemakkelijk te beheren. Bovendien kunt u dankzij onze verschillende statussen met een simpele klik een overzicht krijgen van al uw betaalde, onbetaalde, achterstallige facturen en nog veel meer. Dat is niet alles, u kunt zelfs een duidelijk beeld krijgen van uw omzet (per dag, maand, jaar of bepaalde periode). Bovendien geeft Flexina Facturatie u toegang tot talrijke facturatiestatistieken met of zonder grafiek over bijvoorbeeld: uw klanten, BTW-tarieven, vertegenwoordigers, landen, klantfamilies, artikelfamilies...

U begrijpt het, goed beheer van de facturatie van een bedrijf is essentieel. En u, hoe beheert u uw facturatie? Heeft u problemen ondervonden bij het beheer van uw facturen? Deel uw ervaringen in de reacties. Vergeet niet dat u onze software 15 dagen kunt testen. Zo kunt u zich een nauwkeuriger beeld vormen. Het hele Flexina-team staat klaar om u te helpen of al uw vragen te beantwoorden. Aarzel dus niet om contact met ons op te nemen.