Ongeacht de vorm en grootte van het bedrijf is het essentieel om een goede boeking van aankoopfacturen en verkoopfacturen te waarborgen binnen een conform boekhoudprogramma. Hiervoor moet de invoer van facturen in goede en deugdelijke vorm worden uitgevoerd. Zo is uw bedrijf in orde en kan de jaarbalans eenvoudig en snel worden opgesteld. We zullen ons hier richten op de registratie van aankoopfacturen, evenals op de regels die moeten worden gevolgd om fouten te vermijden.
Een aankoopfactuur correct boeken
Boekhoudkundige boekingen uitvoeren
De door uw bedrijf aangekochte goederen leiden noodzakelijkerwijs tot een boeking van aankoopfacturen. Deze aankopen vormen aldus de uitgaven en kosten van uw bedrijf, die dienen te worden geregistreerd op rekening 607 van de aankopen van handelsgoederen. Bij een aankoop bestemd voor doorverkoop moet de boekhoudkundige boeking dit proces volgen:
- Debet van de kostenrekening voor aankopen van handelsgoederen (bedrag exclusief belasting)
- Debet van de rekening voor aftrekbare BTW (BTW-bedrag)
- Credit van de leveranciers-/klantenrekening 401 (bedrag inclusief alle belastingen)
In het geval het een aankoop betreft die duurzaam bewaard moet worden (niet bestemd voor doorverkoop), spreken we in boekhoudkundige termen van een vaste activa. In dit laatste geval moet u als volgt te werk gaan:
- Debet van de rekening voor vaste activa (in plaats van de kostenrekening) uitgedrukt exclusief BTW
- Debet van de rekening voor aftrekbare BTW
- Credit van de leveranciersrekening uitgedrukt inclusief BTW.
Wat betreft de zogenaamde "bijkomende" kosten, zoals leveringskosten of douanekosten voor goederen, worden deze geïntegreerd in het bedrag van de aankopen van handelsgoederen en aldus geregistreerd op de toegewezen rekening 607. Het is ook mogelijk om een speciale rekening voor bijkomende kosten aan te maken.
De essentiële elementen bij het registreren van een factuur
Elk bedrijf moet aldus de stromen die zijn vermogen beïnvloeden registreren door middel van boekhoudkundige boekingen, daarom is de juiste boeking van aankoopfacturen essentieel voor een verduidelijking van uw rekeningen. Bij het registreren van een aankoopfactuur, denk eraan om de volgende elementen correct te noteren:
- de nummering van de aankoopfactuur;
- de aanmaakdatum van de factuur;
- het nummer van de rekening die de debetoperatie ondergaat;
- de omschrijving van de operatie (aard van de stroom);
- de debetkolom duidelijk onderscheiden van de creditkolom.
Een aankoopfactuur correct en foutloos invoeren
Een boeking van aankoopfacturen uitgevoerd volgens de regels van de kunst moet rekening houden met de volgende elementen:
De juiste rekeningen gebruiken
Boekhoudkundige boekingen invoeren van uw bedrijf is de basis van een duidelijke en conforme boekhouding. Zo moet elk type operatie worden toegewezen aan de rekening die daarvoor geschikt is. Hiervoor is minimale kennis noodzakelijk. Het is dus raadzaam om deze taak te delegeren aan een expert of uzelf goed op te leiden als u het zelf wilt doen.
Aankoopfacturen regelmatig registreren
Het registreren van een aankoopfactuur op regelmatige basis zal uw software in staat stellen om vergissingen van uw leverancier te detecteren (zoals het verzenden van de bestelbon maar niet van de factuur), evenals de BTW zo nauwkeurig mogelijk in aanmerking te nemen.
Boekhoudkundige invoerhandleidingen maken
Dit bespaart tijd bij het boeken van een aankoopfactuur. Het betreft sjablonen die het automatisch opnemen van rekeningen in de boekhoudkundige invoer mogelijk maken. Bijvoorbeeld, uw aankoopfacturen voor uw commerciële huur of uw te verkopen producten worden vooraf ingevuld, alleen het factuurnummer en het debet- en creditbedrag moeten handmatig worden ingevoerd.
Een aankoopfactuur coderen
Dit zorgt ervoor dat u een correct georganiseerde boekhouding heeft, waar u snel uw boekhoudkundige documenten kunt terugvinden. Om een aankoopfactuur correct te coderen, moet u:
- een gecodificeerde en chronologische nummering toekennen, die naar eigen inzicht kan worden gemaakt. Voorbeeld: JAAR - MAAND - INTERN CHRONOLOGISCH NUMMER-REFERENTIE LEVERANCIERSFACTUUR zoals F2019-09-006-FA201908256.
- aankoopfacturen opbergen en classificeren in een toegewijde en genummerde map. Dus als u later een aankoopfactuur XXX zoekt, kunt u in uw boekhoudsoftware vinden in welke map deze terug te vinden is.
Onthoud: een aankoopfactuur moet, net als een verkoopfactuur, correct worden gecodeerd, geboekt en geclassificeerd om een foutloze boekhouding te hebben.
Heeft dit artikel u geholpen om het wat duidelijker te zien? Vergeet niet om onze online factureringssoftware 15 dagen gratis te testen. Als u vragen heeft of tips nodig heeft, kunt u ook contact met ons opnemen.
