Bent u bedrijfsleider en beheert u zelf de boekhouding? Let op dat alle bedrijven de klassen en rekeningen moeten volgen - ingeschreven in het rekeningenstelsel - om hun boekingen in hun boekhoudsoftware in te voeren. Ontdek hoe u dit document goed gebruikt, evenals hoe u het kunt personaliseren!

Het rekeningenstelsel, welke vorm neemt het aan?

Het algemeen rekeningenstelsel (MAR), zoals die van voorgaande jaren, heeft als doel de boekhouding van bedrijven te uniformeren. Dit zou het beheer van de rekeningen moeten vergemakkelijken, evenals de controles door de overheid.

Het rekeningenstelsel, onveranderlijke basis

Het MAR blijft dienen als verplichte basis voor het beheer van de rekeningen van een bedrijf. Het omvat nog steeds 8 klassen, die zelf weer zijn onderverdeeld in rekeningen genummerd met 6 cijfers. De classificatie volgt natuurlijk een logica, om niet eindeloos tijd te verliezen bij het vinden van de rekeningcode die ons interesseert!

Bijvoorbeeld: Terwijl de rekening "512 000 - Bank" behoort tot "Klasse 5 - De financiële rekeningen", behoort de "rekening 607 000 - Aankoop van goederen" tot "Klasse 6 - De kostenrekeningen".

Wie moet het gebruiken?

Alle bedrijven zijn verplicht om het rekeningenstelsel te gebruiken, behalve kleine bedrijven die een vereenvoudigd rekeningenstelsel kunnen gebruiken.

Hoe te gebruiken?

U zult het begrepen hebben: gezien het aantal rekeningen in het rekeningenstelsel, moeten ze allemaal duidelijk geïdentificeerd en gesorteerd worden. Om de juiste rekeningcode te vinden, doet u het als volgt:

1. Begin met het definiëren van de aard van de verrichting: een verkoop, een uitgave, een investering, enz.?;
2. Verwijs dus naar de betreffende klasse. Betreft het een klantvordering? Ga naar klasse 4;
3. Raadpleeg vervolgens de aanwezige rekeningen. Hier vinden we rekening 411 waarmee een nog niet betaalde factuur kan worden geregistreerd;
4. Als er subrekeningen aanwezig zijn, neem dan de tijd om ze één voor één te bekijken, om te bepalen welke ons betreft. Hier 4111 gewijd aan verkoop;
5. Maak notities over de meest gebruikte rekeningen of annoteer uw rekeningenstelsel om deze te benadrukken.

Hoe het rekeningenstelsel personaliseren?

Veel bedrijven personaliseren het rekeningenstelsel om organisatie en vooral snelheid te winnen. Let op, men moet toch een bepaalde methodologie volgen!

De algemene methode

Laten we opnieuw het voorbeeld nemen van een factuur die wacht op betaling door een klant. De rekeningen gewijd aan vorderingen bevinden zich op 411 100. De personalisatie moet dan deze logica volgen:

• basisrekeningcode (niet wijzigbaar) + gepersonaliseerd achtervoegsel

We zouden bijvoorbeeld voor de vordering verleend aan dhr. DUPONT, een rekening geregistreerd krijgen "411 110 - DUP".

Let op: we zullen uniformiteit in de personalisatie bevoorrechten. Het achtervoegsel van klantrekeningen - als het uit letters bestaat - moet bij voorkeur hetzelfde aantal letters bevatten (hier 3) voor elke rekening of bestaan uit elke naam in zijn geheel.

Hoe concreet te werk gaan?

Het aanmaken van subrekeningen moet niet om de haverklap gebeuren! Maximaal één keer per jaar en indien mogelijk onder advies van uw accountant. De personalisaties zullen in de eerste plaats de tactische activiteiten betreffen.

Bijvoorbeeld, een communicatiebedrijf zou het zichzelf moeilijk maken, als het een veelheid aan subrekeningen "Vaste activa" zou creëren, als het jaarlijks alleen investeert in inktcartridges en papier. Daarentegen, aangezien zijn klantenportefeuille extreem gediversifieerd kan zijn, zullen subrekeningen gewijd aan klanten of aan elke categorie klanten zeer geschikt zijn!

Tenslotte moet u uw op maat gemaakte rekeningen registreren in uw boekhoudsoftware. Elke klantrekening wordt gekoppeld aan een precieze omschrijving, waardoor u snelheid wint, maar ook duidelijkheid, of het nu voor uw dagelijks beheer is of voor uw jaarrekeningen.

Waarom is het sterk aanbevolen om zich te scholen in basisboekhouding?

Het rekeningenstelsel - hoe goed het ook is gemaakt - vereist een minimum aan kennis om zonder fouten te worden gehanteerd. Het is één ding om de rekening gewijd aan een verrichting te vinden, het is iets anders om de invoer die eruit voortvloeit te verzekeren! Sommige punten zijn zeker eenvoudig, zoals het omzetten van de vordering van een klant geregistreerd in "411- Klanten" naar zijn betaling in debet "512 - Bank".

Echter, andere boekhoudkundige aspecten kunnen hoofdbrekens zijn en onverbiddelijk leiden tot fouten. We kunnen voorschotten of afschrijvingen van vaste activa noemen! Dit alles heeft te maken met de economische strategie van een bedrijf en niet met een eenvoudige rekening om te vinden in het MAR.

Advies aan nieuwe bedrijfsleiders of succesvolle zelfstandigen die mogelijk overschakelen naar een vennootschap: school uzelf in boekhouding, investeer in boekhoudsoftware en omring uzelf met professionals! Als u een expert bent in uw domein en uw activiteit stijgt, zou het jammer zijn om deze opgang te verstoren met boekhoudkundige fouten die zware gevolgen kunnen hebben.

Boekhoudsoftware, een onmisbare bondgenoot voor een bedrijf

Boekhoudsoftware zal het leven vergemakkelijken, vooral dankzij de automatisering van bepaalde taken. Automatische invoer is configureerbaar, net als het rekeningenstelsel eigen aan uw bedrijf! Facturen, offertes en andere klantdocumenten zullen een betrouwbare regelgeving volgen, terwijl u op elk moment kunt zien waar uw omzet staat.

U kunt het ook aan uw accountant overlaten. Onze factureringssoftware is compatibel met veel formaten "peppol, facture x, e-fff", waardoor facturen bij uw accountant kunnen worden ingevoerd. Hiervoor moet u absoluut kiezen voor boekhoudsoftware volgens de normen en met kwaliteitsvolle klantenservice, of het nu is om uw vragen te beantwoorden of om u bij uw start te begeleiden.