Wat is een bestelbon?

Overweegt u om te ondernemen in de handelssector en vraagt u zich af wat het nut is van het maken van bestelbons? Zeker, de bestelbon is niet verplicht, maar het wordt sterk aanbevolen om er een op te stellen bij elke bestelling, om uw bedrijf en de klanten te beschermen in geval van geschillen. Ontdek de functie van een bestelbon, het nut ervan in het kader van uw commerciële uitwisselingen evenals de essentiële regels om een juridisch geldige bestelbon op te stellen.

Definitie van een bestelbon

Het betreft een document opgesteld in een commercieel kader dat toelaat om de contractuele clausules van een offerte te valideren en ook te dienen als solide contract tussen de klant en uw bedrijf. De bestelbon, bij voorkeur voorafgegaan door een offerte, rechtvaardigt dus het bestaan van een bestelling, en beschermt zo beide partijen.

Het nut ervan

Het maken van een bestelbon maakt dus de validatie van een verkoopbelofte mogelijk, op voorwaarde dat deze wordt ondertekend door het bedrijf en de klant. De klant verbindt zich er zo toe om te betalen wat hij verschuldigd is, terwijl het bedrijf zich verbindt om de bestelling niet te wijzigen door bijvoorbeeld een product toe te voegen of een ander product te verzenden. Tenslotte kan de bestelbon ook dienen voor de informatie en aanvaarding van de algemene verkoopvoorwaarden (AVV) van het bedrijf door de klant.

Waarom een bestelbon maken voor uw klanten?

Een verkoopbelofte valideren

Om deze commerciële uitwisseling te laten valideren, moeten de klant en het bedrijf de bestelbon ondertekenen, handmatig of met behulp van een officiële stempel. Deze handtekeningen verbinden het bedrijf ertoe om de geplaatste bestelling te leveren evenals de klant om de bestelde levering te betalen binnen de gestelde termijnen. Geen enkele wijziging aan de geleverde waar kan worden uitgevoerd na dit contractuele akkoord.

Zich verdedigen met behulp van AVV

Om deze verkoopbelofte te verfijnen, wordt het aanbevolen om de algemene verkoopvoorwaarden van het bedrijf te integreren in de bestelbon, om ze te laten valideren door de klant. Om u ervan te verzekeren dat de klant de AVV goed in aanmerking neemt, kunt u ze integreren op de achterkant van de papieren bestelbon of binnen eenzelfde PDF voor een online bestelbon. Voeg tenslotte een aan te kruisen vakje toe ter hoogte van de ondertekening van de bon waarin staat dat de klant verklaart kennis te hebben genomen van en de bijgevoegde algemene verkoopvoorwaarden te hebben aanvaard.

Bestelbons, een verplichting?

Het is wettelijk niet verplicht om een bestelbon te maken voor elke bestelling geplaatst door een klant. De eenvoudige overeenkomst tussen beide partijen over de bestelling en de prijs volstaat om een commerciële uitwisseling te valideren. Echter, om dit akkoord te beveiligen en te valideren, wordt de bestelbon zeer sterk aanbevolen, vooral in geval van geschillen, zoals voor een onbetaalde factuur of een product dat niet conform is aan de verwachtingen van de klant. Voor dienstverlening zal de juridische bescherming eerder verlopen via de contractuele clausules van een offerte.

Hoe een bestelbon in orde maken?

De wettelijke vermeldingen van een bestelbon

Heeft u gezocht naar hoe een bestelbon op Excel op te stellen of zoekt u modellen om u te inspireren? De realiteit is echter gecompliceerder, een groot aantal wettelijke vermeldingen die op uw bestelbon moeten worden aangebracht zijn noodzakelijk, elk kan variëren volgens de vorm van uw bedrijf of volgens of uw klant een particulier of een professional is.

Boekhoudsoftware

Bovendien herinneren we eraan dat een eenvoudige tekortkoming op een wettelijke vermelding zich kan keren tegen het bedrijf in geval van geschillen met de klant. Daarom kan het verstandig zijn om deze boekhoudkundige documenten op te stellen op een toegewijde software, die efficiënt is en die voldoet aan de Belgische regelgeving.

Samenvatting

Om uw geloofwaardigheid als bedrijf te bevestigen, zal het noodzakelijk zijn om de volgende stappen te volgen voor een conforme bestelbon:

• De bestelbon correct invullen met behulp van alle verplichte wettelijke vermeldingen: goed informeren over de verplichtingen betreffende de vorm van uw bedrijf;
• De geldende wetgeving volgen betreffende het type contractuele clausules in te voegen, volgens of uw klant een consument of een ander bedrijf is;
• De algemene verkoopvoorwaarden van uw bedrijf integreren in de bestelbon, zodat de consument of de professional er kennis van kan nemen;
• Altijd de bestelbon ondertekenen en deze laten ondertekenen door de klant, om de verkoopbelofte in alle veiligheid te valideren (de voorwaarden en AVV zijn zo begrepen in de contractuele clausules van de bestelbon);
• De factuur geleverd aan de klant moet verwijzen naar het nummer van de bestelbon. We merken ook op dat elke bestelbon een unieke en doorlopende nummering moet volgen.

Te onthouden over bestelbons

De bestelbons vereisen grote precisie in hun opstelling, om de klant evenals het bedrijf te beschermen in geval van geschillen. Het vormt een solide contract tussen beide partijen, die elkaar wederzijds verbinden om de bestelling te respecteren. Het veiligheidsaspect voor het bedrijf kan geoptimaliseerd worden met de integratie van AVV, evenals door het gebruik van een beheersoftware volgens Europese normen voor uw offertes, facturen en bestelbons.