De nombreuses entreprises ainsi que de nombreux comptables nous ont soumis un problème qu’ils rencontrent à chaque déclaration de TVA et à chaque clôture de compte : trouver les factures d’achats.
Cette problématique consomme énormément de temps , engendre des retards de remboursement de TVA, crée des dépenses non admises… : c’est pourquoi Flexina y a apporté une solution rapide et facile à utiliser.
Encoder ses factures d’achats rapidement à l'aide de l’intelligence artificielle.
Saisir ses factures d’achats avec un logiciel de gestion prend énormément de temps, c’est pourquoi on a développé une solution qui utilise l’OCR et l’intelligence artificielle pour vous permettre de télécharger et de saisir les informations d'une facture d’achat en moins de 5 secondes.
La réconciliation des extraits bancaires
Le principal problème de la gestion des factures d'achats est qu’il y a un délai de plusieurs mois entre un achat et son traitement complet en comptabilité.
Si une facture d’achat est manquante : il est difficile après plusieurs mois de réclamer la facture à son fournisseur ou de retrouver un ticket dans sa voiture..
On a donc mis en place un système de rapprochement des achats qui vous permet d’avoir accès à vos extraits bancaires directement dans Flexina et pour chaque transaction de lier rapidement une ou plusieurs factures d’achats.
Nous avons testé ce système pour notre propre usage avant de le mettre à disposition de nos utilisateurs et avons remarqué qu’en l’utilisant seulement 10 minutes chaque semaine , nous avons en fin de trimestre trouvé 99% des factures d’achats et avons pu transmettre sans aucun effort nos factures d'achats à notre service de comptabilité.
Envoi par email de vos factures d’achats vers Flexina
Lors de notre analyse, on s’est rendu compte que 80% des factures d’achats manquantes proviennent essentiellement des tickets de carburant et/ou de restaurants ainsi que des factures d’achats reçues par email.
Pour résoudre ce problème, nous avons développé un système simple mais efficace : vous disposez maintenant d’une adresse email dédié aux achats sur Flexina et il vous suffit d’envoyer un email avec vos PDF d’achats sur cette adresse pour les importer sur le logiciel Flexina.
Ce système vous permettra par exemple :
- De scanner directement vos tickets à l’aide d’un application de scanning et de les envoyer facilement vers Flexina.
- D’utiliser un scanner qui envoi directement les documents par emails.
- De transférer tous vos mails contenant des factures d'achats à votre adresse email Flexina.
Envoi des factures d’achats en un clic à son comptable.
Avec cette nouvelle fonctionnalités, vous pourrez facilement transmettre toutes vos factures d’achats (PDF et bientôt électroniques) à votre service de comptabilité.
Réception des factures d’achats électroniques
En Belgique et au Luxembourg, Flexina vous permet déjà de vous inscrire sur le réseau Peppol afin de revoir vos factures électroniques.
Cette fonctionnalité est très intéressante car vos factures reçues de manière électroniques sont directement encodés sur le logiciel Flexina.
En France, nous travaillons aussi sur la réforme de la facturation électronique et nous faisons le nécessaire pour vous proposer aussi cette nouvelle fonctionnalité à partir de Juillet 2023 lorsque l'obligation de recevoir ses factures d'achats de manière électronique sera d'application.
